Come Organizzare una Riunione

Quante volte hai assistito a riunioni inconcludenti, alla fine delle quali tutti i partecipanti ritenevano di aver perso ore e ore del loro prezioso tempo senza averne ottenuto alcun vantaggio? Innumerevoli, immagino. Ahimè, le riunioni sono sempre una croce per chi deve andarci e non sono viste di buon occhio dalle persone che devono parteciparvi. In questa guida troverai spiegato in modo semplice come organizzare una riunione di successo.

Definisci gli obiettivi della riunione. Quante volte un capo o qualcuno riceve un fax e o una comunicazione e indice una riunione immediatamente? Tantissime. Quante volte in questo tipo di riunioni si sa cosa si deve fare, quali azioni intraprendere, e così via? Nessuna. Il motivo di queste inutili perdite di tempo è dovuto alla mancanza di obiettivi. Ogni riunione, infatti, deve avere uno scopo ben preciso, altrimenti è inutile convocarla. Pertanto, la prima cosa che devi definire sono gli obiettivi della riunione: se non ne trovi uno, non convocare nessuna riunione. Esempi di obiettivi sono: l’ Individuazione di azioni da intraprendere o di punti deboli di un contratto. informare i collaboratori.
Scrivi gli obiettivi che vuoi raggiungere in non più di una mezza pagina. La scrittura degli obiettivi è importante perché ti aiuta a focalizzarti meglio su cosa vuoi ottenere.

Crea l’agenda della riunione. L’agenda è l’insieme dei temi di cui si vuole discutere all’interno della riunione. Ecco un esempio di agenda

Benvenuto
Identificazione dei problemi
Discussione
Risoluzione dei problemi

Come puoi vedere, l’agenda ti fa focalizzare sulle azioni concrete da intraprendere. Non pensare, a questo, punto, alle persone che devono partecipare. Devi, al contrario, creare i vari punti dell’agenda che ritieni siano importanti per il raggiungimento degli obiettivi della riunione. L’agenda è, a tutti gli effetti, un piano di lavoro. Deve, quindi, essere finalizzato a determinati obiettivi. L’aver definito gli obiettivi della riunione ti aiuterà a individuare i punti dell’agenda. Ricorda di non inserire temi nell’agenda che non sono utili al raggiungimento degli obiettivi. Immaginate, per assurdo, se nell’agenda presa ad esempio ci fosse un punto dal titolo “Analisi della partita di calcio aziendale”. Immagino che tutti riderebbero a crepapelle, perché il tema è tutt’altro: risolvere problemi. Inserire solo punti funzionali al raggiungimento degli obiettivi della riunione ti aiuterà a non perdere tempo. Infine, ricorda che devi indicare:

La data in cui si svolgerà la riunione
L’orario d’inizio della riunione.
L’ora d’inizio, la durata e l’orario in cui si prevede termini la discussione di ogni singolo punto.

Alla fine, la tua agenda dovrebbe essere come la seguente

DATA RIUNIONE: 25 ottobre 2010 Inizio 9.30 Termine 12.30

AGENDA
Benvenuto 9.30 – 9.40
Identificazione dei problemi 9.40 – 10.30
Discussione 10.30 – 11. 30
Risoluzione dei problemi 11.30 – 12. 30

Identifica chi saranno i partecipanti e cosa ti serve. Una volta definiti obiettivi e agenda, devi identificare le persone che ritieni sia utile che partecipino alla riunione. Non invitare tutte le persone che conosci o tutti i colleghi. Invita soltanto chi ritieni possa essere utile per raggiungere gli obiettivi della riunione. A volte, potrai anche invitare alcune persone come osservatori. Pensa, ad esempio, ai capi dei partecipanti. Ad ogni modo, devono sempre essere funzionali agli obiettivi della riunione. Una volta individuati i partecipanti, devi identificare cosa serve a te e ai partecipanti per lavorare efficacemente. Possono servire documenti, proiettori, analisi di marketing, e così via. Ti devi procurare i documenti oggetto di analisi o discussione.

Individua una sala confortevole per svolgere la riunione e prenotala. Questo punto è importante. Se alla riunione parteciperanno 10 persone, non devi assolutamente usare una stanza piccola, senza riscaldamento o aria condizionata. Le persone s’innervosirebbero e la riunione, per quanto ben pianificata, non sarebbe molto produttiva. Ricordati di prenotare la sala, per evitare che, al momento della riunione, risulti occupata da altri. Ricordati anche di prenotare tutto ciò che ti serve e che hai definito al passo 3.

Invita i partecipanti. Quasi tutte le riunioni, oggi, sono indette via posta elettronica. Ad ogni modo, indipendentemente dal mezzo usato, ricorda di invitare i partecipanti indicando loro:

La data e l’ubicazione della riunione (ad esempio: ” La riunione si svolgerà nella sala x alle ore 15. 30″);
Gli obiettivi e l’agenda della riunione.

Dovrai anche fornire loro tutta la documentazione, che hai individuato nel passo 3, necessaria a discutere i punti dell’agenda. Se si tratta di una partecipazione che può essere delegata, puoi in includere questo modello di delega nell’invito. Puoi anche decidere, se ritieni che l’analisi dei documenti prenda tempo, di spostare la data che hai identificato quando hai scritto l’agenda. Ricorda di chiarire che la lettura dei documenti non farà parte della riunione: i partecipanti dovranno leggerli e studiarli prima.
Ora potete inviare gli inviti serenamente, poiché avete organizzato una riunione di successo.

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