Fac simile convenzione tra associazione e commercialista
Stipulare una convenzione chiara e ben strutturata tra un’associazione e il commercialista non è solo un adempimento formale: è la base per un rapporto professionale trasparente, efficiente e conforme alle normative fiscali e civilistiche. In questa guida troverai indicazioni pratiche sui punti essenziali da inserire — ambito e natura delle prestazioni, responsabilità e limiti d’intervento, compensi e modalità di fatturazione, durata e rinnovo, riservatezza e trattamento dei dati personali — oltre alle clausole per la risoluzione, l’imputazione di responsabilità e la gestione delle controversie. Verranno inoltre suggeriti accorgimenti per adattare il testo alle diverse tipologie associative, per rispettare obblighi di legge (fiscali, contabili e GDPR) e per allegare documenti utili come preventivi, tariffari e mandatI. L’obiettivo è offrire uno schema pratico e personalizzabile che renda il rapporto professionale solido, facilmente verificabile e tutelante per entrambe le parti. Prima di sottoscrivere, è comunque consigliabile una verifica finale con un legale o un consulente esperto per adeguare la convenzione alle specifiche esigenze e normative locali.
Come scrivere convenzione tra associazione e commercialista
Per impostare una convenzione tra un’associazione e un commercialista è necessario partire dalla chiarezza: ogni aspetto deve essere descritto in modo puntuale e facilmente verificabile, perché la convenzione non è soltanto un accordo economico ma uno strumento di ripartizione di responsabilità, obblighi di riservatezza, conformità normativa e tutela reciproca. Il testo dovrebbe aprirsi con l’identificazione completa delle parti, indicando la denominazione dell’associazione, la sua natura giuridica (ad esempio APS, ETS, ONLUS o altra forma), la sede legale, il codice fiscale e la partita IVA se presente, e il ruolo del rappresentante legale che sottoscrive; dal lato del professionista indicare nome, cognome, iscrizione all’Ordine dei Dottori Commercialisti (con numero di iscrizione), eventuale partita IVA, recapiti e sede professionale. È utile inserire immediatamente una definizione delle parole chiave che ricorrono nel testo (servizi, incarico, documenti, termine, compenso, parte) in modo da evitare equivoci interpretativi.
La descrizione dell’oggetto dell’incarico deve essere esaustiva: non limitarsi a enunciare “tenuta della contabilità” ma specificare quali attività sono comprese ed escluse, per esempio predisposizione del piano dei conti, rilevazioni contabili, redazione bilanci civilistici e fiscali, adempimenti IVA, dichiarazioni fiscali, dichiarazioni dei sostituti d’imposta, buste paga e contributi (se incluse), rappresentanza nei confronti dell’Agenzia delle Entrate, consulenza straordinaria su operazioni specifiche, assistenza in sede di controlli e contenziosi, e così via. Se alcune attività sono opzionali o subordinati a un accordo separato, questo va detto esplicitamente. La convenzione dovrebbe precisare inoltre il livello di servizio atteso, per esempio tempistiche per le consegne periodiche, frequenza delle riconciliazioni e modalità di reporting verso il consiglio direttivo dell’associazione.
Il regolamento economico dell’incarico deve essere redatto con cura: indicare la base di calcolo del compenso (tariffa oraria, corrispettivo periodico fisso, fee per pratica o percentuale), la periodicità della fatturazione e le modalità di pagamento, specificando termini di scadenza, interessi di mora in caso di ritardo, eventuali anticipi o cauzioni e il trattamento dell’IVA. Occorre prevedere il rimborso di spese vive (viaggi, bolli, diritti, oneri di segreteria), con indicazione delle modalità di rendicontazione delle spese e dei massimali, oppure prevedere che tali spese siano incluse nel corrispettivo fisso. È importante disciplinare il caso di attività straordinarie non previste, stabilendo se richiedono l’autorizzazione preventiva del consiglio o del rappresentante legale e come saranno fatturate.
Sicurezza e riservatezza dei dati meritano una sezione dettagliata, anche per ottemperare al Regolamento UE 2016/679 (GDPR). La convenzione deve chiarire le rispettive qualificazioni ai fini della protezione dei dati personali — quale soggetto determinante le finalità e i mezzi del trattamento e quale soggetto incaricato — e allegare o richiamare un accordo di trattamento dati (Data Processing Agreement) che stabilisca misure tecniche e organizzative, durata del trattamento, modalità di cancellazione o restituzione dei dati al termine dell’incarico, procedure di notifica in caso di violazione dei dati e obblighi di riservatezza del professionista. Va indicato l’uso di strumenti informatici, eventuali accessi a sistemi gestionali dell’associazione, modalità di conservazione elettronica delle scritture contabili e dei documenti fiscali, e requisiti di sicurezza (backup, crittografia, autenticazione).
Le responsabilità professionali e le limitazioni di responsabilità devono essere formulate con equilibrio: il commercialista è destinatario di doveri professionali e di segreto professionale, ma molti obblighi dipendono dalla collaborazione dell’associazione; pertanto la convenzione dovrebbe stabilire che il professionista agisce sulla base dei documenti e delle informazioni fornite dall’associazione, con la previsione di responsabilità per errori derivanti da informazioni incomplete o false. Parallelamente, è opportuno inserire una clausola che richieda la prova dell’assicurazione professionale del commercialista e prevedere un massimale di responsabilità o un meccanismo di limitazione nei limiti consentiti dalla legge, tenendo conto che non è normalmente possibile escludere la responsabilità per dolo o colpa grave. Prevedere inoltre l’indennizzo per terzi e la gestione delle controversie nate da inadempimenti.
La durata della convenzione e le modalità di cessazione vanno regolate in modo chiaro: indicare la durata iniziale, il rinnovo automatico o tacito, i termini di preavviso per la disdetta da entrambe le parti e le cause di risoluzione per giusta causa, con un procedimento per la comunicazione di eventuali inadempienze e la possibilità di risoluzione se non sanate entro un dato termine. È buona prassi disciplinare la fase di transizione in caso di cessazione: obbligo del commercialista uscente di consegnare tutta la documentazione e di fornire assistenza al subentrante entro termini e modalità concordati, nonché la possibilità di chiedere il pagamento pro quota per servizi già prestati.
Per quanto riguarda la rappresentanza fiscale e la delega, la convenzione dovrebbe indicare se il commercialista riceverà deleghe per operare in nome e per conto dell’associazione con autorità fiscali o altri enti; tale delega va circoscritta per oggetto e durata e, se prevista, accompagnata dall’autorizzazione firmata dal legale rappresentante e dall’eventuale iscrizione nei registri telematici. È utile altresì regolare l’accesso agli istituti bancari e la gestione dei pagamenti, precisando se il commercialista può effettuare disposizioni direttamente o soltanto predisporre documenti per l’approvazione dell’associazione.
L’assetto delle informazioni e dei documenti va completato con clausole su conservazione e archiviazione, indicando chi è responsabile della tenuta dei libri obbligatori, i termini minimi di conservazione previsti dalla legge e le modalità di distruzione o conservazione elettronica. Stabilire i tempi entro i quali l’associazione deve fornire i documenti necessari per il regolare adempimento degli obblighi fiscali e contabili evita ritardi e conseguenti sanzioni.
Infine, in sede di redazione tecnica è importante usare un linguaggio limpido e preciso, evitare ambiguità e prevedere che ogni modifica alla convenzione abbia forma scritta per essere efficace. Convenire un foro competente o un metodo alternativo di risoluzione delle controversie (mediazione o arbitrato) può semplificare la gestione dei conflitti. La convenzione dovrebbe infine essere corredata di allegati che dettaglino il listino, l’elenco dei servizi inclusi ed esclusi, i moduli di delega e un eventuale documento sulla politica di trattamento dati. Prima della firma è consigliabile sottoporre la bozza al vaglio di un avvocato specializzato in diritto del terzo settore e a un controllo del commercialista stesso per assicurare coerenza con le norme fiscali e professionali applicabili.
Fac simile convenzione tra associazione e commercialista
CONVENZIONE TRA ASSOCIAZIONE E COMMERCIALISTA
Tra le parti:
1) L’Associazione __________, con sede legale in __________, CAP __________, codice fiscale/partita IVA __________, rappresentata dal/la Presidente __________, nato/a il __________ a __________, di seguito denominata “Associazione”;
e
2) Il/La Dott./Dott.ssa __________, commercialista iscritto/a all’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di __________ al n. __________, con studio in __________, CAP __________, codice fiscale/partita IVA __________, PEC __________, conto corrente IBAN __________, di seguito denominato/a “Commercialista”.
Premesso che
– l’Associazione intende avvalersi di prestazioni professionali di natura contabile, fiscale e amministrativa;
– il Commercialista dichiara di essere in possesso dei requisiti professionali per prestare le attività richieste;
Si conviene e si stipula quanto segue.
Art. 1 – Oggetto della convenzione
1.1 Il Commercialista si impegna a svolgere per l’Associazione le seguenti prestazioni professionali: tenuta della contabilità ordinaria/semplificata, redazione del bilancio annuale, predisposizione e invio delle dichiarazioni fiscali (IVA, IRAP, Mod. 730/RED/UNICO), predisposizione libri sociali e obbligatori, consulenza fiscale e tributaria, elaborazione paghe e contributi (se applicabile), assistenza in materia di adempimenti amministrativi e rapporti con gli uffici fiscali, nonché ogni altra attività indicata nell’Allegato A __________ (di seguito: “Servizi”).
1.2 Le prestazioni saranno svolte nel rispetto della normativa vigente e delle disposizioni deontologiche applicabili.
Art. 2 – Durata
2.1 La presente convenzione ha durata dalla data di sottoscrizione __________ fino al __________, rinnovabile previo accordo scritto tra le parti con preavviso di __________ giorni.
Art. 3 – Compenso e spese
3.1 Per le prestazioni previste all’Art. 1, l’Associazione corrisponderà al Commercialista il compenso pattuito come segue: compenso annuale fisso di € __________ (oltre IVA se dovuta) / tariffa oraria di € __________ (oltre IVA se dovuta) / compensi specifici per singole prestazioni indicati nell’Allegato B __________.
3.2 Le fatture saranno emesse con cadenza __________ (mensile/trimestrale/annuale) e dovranno essere saldate entro __________ giorni dalla data di ricevimento mediante bonifico bancario sul conto IBAN __________ intestato a __________.
3.3 Le spese vive sostenute dal Commercialista per l’esecuzione dell’incarico (diritti di segreteria, bolli, marche, spese postali, trasferta) saranno rimborsate dall’Associazione dietro presentazione di documentazione comprovante, salvo diverso accordo scritto.
Art. 4 – Obblighi del Commercialista
4.1 Il Commercialista si impegna a:
a) svolgere le prestazioni con la diligenza professionale richiesta dalla natura dell’incarico;
b) osservare le scadenze fiscali e amministrative comunicate dall’Associazione o previste dalla normativa;
c) informare tempestivamente l’Associazione di ogni questione rilevante emersa nello svolgimento dell’incarico;
d) conservare le scritture contabili e la documentazione secondo quanto previsto dalla legge.
4.2 Il Commercialista potrà avvalersi di collaboratori e/o sostituti, rimanendo tuttavia responsabile nei confronti dell’Associazione dell’esecuzione dell’incarico.
Art. 5 – Obblighi dell’Associazione
5.1 L’Associazione si impegna a:
a) fornire al Commercialista tutta la documentazione e le informazioni necessarie per l’esecuzione delle prestazioni nei tempi concordati;
b) comunicare tempestivamente ogni variazione dei dati societari, statutari o fiscali;
c) corrispondere i compensi e rimborsi di cui all’Art. 3 nei termini convenuti.
Art. 6 – Riservatezza e segreto professionale
6.1 Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni e i documenti di natura confidenziale acquisite nell’ambito della presente convenzione e ad utilizzarli esclusivamente per l’espletamento dell’incarico.
6.2 L’obbligo di riservatezza permane anche dopo la cessazione della presente convenzione nei termini previsti dalla normativa vigente.
Art. 7 – Trattamento dei dati personali
7.1 Le parti si conformeranno alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali. Il Commercialista, ove necessario, svolgerà le operazioni di trattamento dei dati come responsabile o incaricato del trattamento, secondo quanto concordato e formalizzato nel Documento/Allegato relativo al trattamento dati ________.
7.2 L’Associazione garantisce che i dati personali forniti al Commercialista sono trattati lecitamente e che dispone delle necessarie basi giuridiche e informative nei confronti degli interessati.
Art. 8 – Responsabilità
8.1 Il Commercialista risponde della diligente esecuzione dell’incarico nei limiti previsti dalla legge e dalla normativa deontologica. La responsabilità è esclusa per danni derivanti da informazioni false, incomplete o tardive fornite dall’Associazione.
8.2 Salvo diverso accordo scritto, la responsabilità complessiva del Commercialista nei confronti dell’Associazione per danni derivanti dall’esecuzione della presente convenzione è limitata all’importo complessivo dei compensi percepiti nell’ultimo anno di incarico, salvo dolo o colpa grave.
Art. 9 – Cessazione e risoluzione
9.1 La presente convenzione può essere risolta da ciascuna delle parti con un preavviso scritto di __________ giorni.
9.2 La risoluzione immediata potrà essere adottata in caso di inadempimento grave di una delle parti, previa contestazione scritta e mancata rimozione della causa entro __________ giorni dalla contestazione.
9.3 In caso di cessazione, il Commercialista restituirà all’Associazione tutta la documentazione originale e consegnerà le scritture e i documenti necessari per il corretto prosieguo dell’attività.
Art. 10 – Forza maggiore
10.1 Nessuna delle parti sarà ritenuta responsabile per il mancato adempimento delle obbligazioni contrattuali qualora questo sia dovuto a cause di forza maggiore, quali eventi naturali, guerre, sommosse, scioperi, pandemie, provvedimenti governativi o altri eventi imprevedibili e inevitabili.
Art. 11 – Modifiche
11.1 Qualsiasi modifica alla presente convenzione dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
Art. 12 – Legge applicabile e foro competente
12.1 La presente convenzione è regolata dalla legge italiana.
12.2 Per ogni controversia derivante dall’interpretazione, esecuzione o risoluzione della presente convenzione le parti concordano la competenza esclusiva del Foro di __________ / oppure si impegnano a risolvere la controversia mediante arbitrato secondo il Regolamento di __________ (barrare la scelta e compilare): __________.
Allegati:
– Allegato A: Descrizione dettagliata dei Servizi __________
– Allegato B: Tariffe e modalità di fatturazione __________
– Allegato C: Documento relativo al trattamento dei dati personali (se applicabile) __________
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo: __________
Data: __________
Per l’Associazione
Nome e Cognome del Presidente: __________
Firma: __________
Per il Commercialista
Nome e Cognome: __________
Iscrizione all’Ordine n.: __________
Firma: __________
Recapiti per le comunicazioni:
Associazione – indirizzo PEC: __________ / email: __________ / telefono: __________
Commercialista – indirizzo PEC: __________ / email: __________ / telefono: __________