Fac simile convenzione con ristorante per pasti dipendenti
Stipulare una convenzione con un ristorante per i pasti dei dipendenti richiede equilibrio tra esigenze aziendali, normative vigenti e praticità operativa: non è solo una questione di prezzo, ma di qualità del servizio, flessibilità, responsabilità e sostenibilità. Questa guida propone un percorso chiaro e pratico per redigere un accordo solido: dalla definizione degli obiettivi e dei requisiti minimi, alla scelta del modello economico, fino alle clausole essenziali su durata, rinnovo, penali, responsabilità sanitaria e modalità di controllo della qualità. Troverai indicazioni su come condurre la negoziazione, verificare la conformità normativa e predisporre allegati utili (menu, listini, schede allergeni), insieme a check‑list e suggerimenti per la gestione quotidiana del rapporto. L’approccio è orientato a ridurre i rischi legali e operativi, garantendo al contempo soluzioni pratiche e sostenibili per il benessere dei dipendenti.
Come scrivere convenzione con ristorante per pasti dipendenti
Per redigere una convenzione efficace e praticabile con un ristorante per la fornitura di pasti ai dipendenti è importante procedere con rigore e chiarezza, evitando ambiguità che possano generare contestazioni o disservizi. In apertura della convenzione vanno identificati con precisione i soggetti contraenti; oltre ai dati anagrafici e fiscali occorre indicare il rappresentante legale o il referente incaricato per la gestione quotidiana del rapporto, così come i recapiti per comunicazioni ufficiali. Segue la descrizione puntuale dell’oggetto del contratto: specificare se la fornitura riguarda pasti consumati in loco, servizi di consegna presso la sede aziendale, catering per eventi aziendali o buoni pasto, indicando, per ogni modalità, le caratteristiche essenziali del servizio atteso — tipologia di pasti, eventuali menu fissi o rotazione settimanale, fasce orarie di erogazione, numero stimato di pasti giornalieri o mensili e la previsione di picchi di consumo stagionali. È utile precisare se la convenzione riguarda esclusivamente i dipendenti oppure anche collaboratori, stagisti o ospiti, e definire come saranno identificate le persone autorizzate a beneficiare del servizio (badge, elenco nominativo, deleghe).
La parte economica richiede estrema chiarezza: indicare il prezzo unitario per ciascuna tipologia di pasto o il meccanismo di calcolo del corrispettivo, specificando se i prezzi sono comprensivi di IVA, di servizio e di eventuali costi accessori (consegna, imballaggi, stoviglie, personale per il servizio al tavolo). Se si prevede una soglia minima di pasti giornalieri o un importo minimo garantito, definirne la misura e le conseguenze in caso di mancato raggiungimento. Occorre disciplinare il periodo e le modalità di fatturazione, la scadenza dei pagamenti, le forme di pagamento ammesse e gli interessi di mora applicabili in caso di ritardo; è buona prassi prevedere il diritto di sospendere le forniture in caso di ritardo prolungato dei pagamenti, con un meccanismo di preavviso. Stabilire altresì le regole per l’adeguamento dei prezzi nel tempo, ad esempio mediante un indice di riferimento come l’ISTAT o una clausola che consenta il riallineamento in caso di variazioni significative dei costi delle materie prime o della manodopera.
La qualità del servizio e la conformità alle normative igienico-sanitarie devono essere disciplinate in dettaglio. Inserire obblighi espliciti relativi al possesso e al mantenimento di tutte le certificazioni richieste (HACCP, autorizzazioni sanitarie locali, certificati di prevenzione incendi se necessario), nonché la responsabilità del ristorante di rispettare le norme HACCP durante la preparazione, conservazione e trasporto dei pasti. Specificare standard qualitativi minimi, tempo massimo di consegna, temperatura di consegna per i pasti caldi/freddi, e il regime di conservazione. Prevedere l’obbligo di consegnare o rendere disponibili informazioni sulle allergie e gli ingredienti, con l’indicazione chiara di alimenti contenenti allergeni, e un processo per la gestione di richieste dietetiche particolari (vegetariane, vegane, senza glutine, intolleranze). Regolare il tema della responsabilità per intossicazioni o problemi sanitari legati ai pasti, definendo limiti di responsabilità, obblighi di indennizzo e necessità di polizze assicurative adeguate a coprire danni a persone o cose.
La gestione operativa richiede norme su modalità di consegna e accesso ai locali aziendali: indicare gli orari consentiti per le consegne, i punti di consegna, i requisiti per il personale del ristorante che entra nei locali aziendali (documenti, DPI, formazione obbligatoria), e le regole di sicurezza e comportamento da osservare nel sito aziendale. Se il servizio prevede consumazione in un’area dedicata all’interno dell’azienda, definire l’allestimento, la fornitura di stoviglie o l’uso di materiali monouso, la pulizia degli spazi, la gestione dei rifiuti e la responsabilità per danni alle strutture aziendali. Se il ristorante utilizza fornitori o subappaltatori per alcune prestazioni, richiedere l’approvazione preventiva dell’azienda contraente e prevedere l’obbligo di trasmissione dei certificati e delle idoneità dei subfornitori.
Per la governance del rapporto è fondamentale prevedere procedure di controllo e monitoraggio della qualità: stabilire incontri periodici tra le parti per valutare il servizio, istituire indicatori di performance (tempi di consegna, percentuale di pasti non conformi, tempi di risposta a reclami) e fissare un processo formale per la gestione dei reclami da parte dei dipendenti, con tempi massimi di risposta e modalità di rimborso o sostituzione dei pasti non conformi. In caso di inadempimento ripetuto, la convenzione dovrebbe prevedere rimedi proporzionati, che possono andare dalla richiesta di adeguamento entro un termine prestabilito a penali economiche, fino alla risoluzione del contratto. È opportuno definire con precisione la procedura di contestazione delle fatture e i termini per eventuali notifiche di irregolarità.
La durata della convenzione e le condizioni di recesso vanno normate con chiarezza: indicare la data di efficacia, la durata iniziale, le modalità e i termini per il rinnovo tacito o espresso, le condizioni per la risoluzione anticipata (ad esempio per inadempimento grave) e i termini di preavviso per il recesso senza causa. Inserire una clausola di forza maggiore che definisca eventi esimenti dalla responsabilità per ritardi o inadempimenti e le conseguenze operative in tali casi, ad esempio la sospensione temporanea del servizio o la ricerca di soluzioni alternative.
Gli aspetti normativi e di tutela dei dati personali non possono essere trascurati: se la fornitura richiede il trattamento di dati personali dei dipendenti (elenco, esigenze alimentari, dati per fatturazione), inserire obblighi di conformità al GDPR, indicare le finalità del trattamento, le misure di sicurezza adottate, e se necessario designare il ristorante come responsabile del trattamento, con specifici incarichi e istruzioni. Prevedere la custodia riservata dei dati, i termini di conservazione e le misure in caso di violazione dei dati. Inserire inoltre clausole di riservatezza sul trattamento di informazioni aziendali sensibili che il ristorante potrebbe avere modo di conoscere durante l’esecuzione del servizio.
Le garanzie, le assicurazioni e le responsabilità vanno quantificate e documentate: richiedere polizze assicurative per responsabilità civile verso terzi e per danni agli utenti, con massimali adeguati, e richiedere copia delle polizze e delle quietanze di pagamento come allegati alla convenzione. Definire la responsabilità per danni diretti e indiretti, prevedere il diritto dell’azienda di ottenere risarcimento per negligenza e stabilire se e come limitare la responsabilità del ristorante entro limiti ragionevoli. Prevedere inoltre l’obbligo di tenuta dei documenti relativi alle forniture, alle temperature di conservazione, alle schede tecniche degli alimenti e alle registrazioni HACCP, consentendo all’azienda di effettuare audit e ispezioni previo preavviso o, in casi di sospetto, anche senza preavviso.
Dal punto di vista pratico della redazione, è essenziale definire termini e concetti chiave all’inizio del testo per evitare fraintendimenti: stabilire la definizione di “pasto”, “utente”, “giornata lavorativa”, “servizio non conforme” e ogni altra espressione ricorrente. Allegare come parti integranti della convenzione documenti tecnici quali il listino prezzi, i menu tipo e le loro varianti stagionali, l’elenco degli allergeni, le schede tecniche dei piatti e la documentazione comprovante le autorizzazioni sanitarie. Questi allegati devono essere aggiornabili mediante una procedura concordata che indichi come e con quale preavviso i prezzi o i menu possano essere modificati. Infine, disciplinare la risoluzione delle controversie scegliendo una legge applicabile (in genere quella italiana se le parti hanno sede in Italia) e definendo il foro competente o la possibilità di ricorrere a meccanismi alternativi come la mediazione o l’arbitrato.
Per completare la stesura, curare le ultime clausole contrattuali standard: intero accordo che prevede che la convenzione costituisca l’integrale intesa tra le parti e annulli accordi precedenti, pattuizioni sulla nullità parziale che consentano la salvezza delle restanti clausole in caso di invalidità di una parte del testo, la possibilità di modifiche solo per iscritto e la tempistica per la comunicazione di variazioni dei riferimenti societari o bancari. Concludere con uno spazio per le firme dei rappresentanti legali e l’elenco degli allegati che fanno parte integrante della convenzione.
Infine, anche se la bozza può essere redatta internamente, è consigliabile sottoporre il testo a revisione legale e, se del caso, a confronto con il rappresentante sindacale o con la funzione risorse umane, per assicurare che la convenzione rispetti le normative del lavoro, i diritti dei dipendenti e le policy aziendali. La chiarezza contrattuale e la cura nella definizione dei dettagli operativi sono gli elementi che maggiormente riducono i rischi e favoriscono una collaborazione duratura e soddisfacente per entrambe le parti.
Fac simile convenzione con ristorante per pasti dipendenti
CONVENZIONE PER LA FORNITURA DI PASTI PER DIPENDENTI
Tra
(1) la Società __________, con sede legale in __________, codice fiscale/partita IVA __________, rappresentata dal Sig./Sig.ra __________ in qualità di __________ (di seguito “Committente”);
e
(2) il Ristorante __________, con sede legale in __________, codice fiscale/partita IVA __________, iscrizione alla Camera di Commercio n. __________, rappresentato dal Sig./Sig.ra __________ in qualità di __________ (di seguito “Fornitore”).
Premesso che
– il Committente intende garantire ai propri dipendenti il servizio di refezione aziendale presso il ristorante del Fornitore/mediante consegna di pasti al luogo di lavoro;
– il Fornitore dichiara di possedere le autorizzazioni sanitarie e amministrative necessarie per la preparazione e somministrazione di alimenti e bevande;
si conviene e stipula quanto segue.
Art. 1 – Oggetto
Il Fornitore si obbliga a fornire al Committente i pasti per i dipendenti secondo le modalità, quantità e prezzi indicati nella presente Convenzione e nell’Allegato tecnico/menù, che ne costituisce parte integrante.
Art. 2 – Durata
La presente Convenzione ha durata di __________ anni/mesi con decorrenza dal __________ al __________, rinnovabile previa comunicazione scritta di __________ giorni prima della scadenza.
Art. 3 – Modalità di erogazione del servizio
3.1 Il servizio sarà erogato mediante: (barrare o specificare) consumo in loco presso il ristorante __________ / consegna pasti presso la sede del Committente sita in __________.
3.2 Orari di servizio: dal giorno __________ al giorno __________, dalle ore __________ alle ore __________.
3.3 Numero indicativo di pasti giornalieri: __________. Variazioni superiori al __________% saranno comunicate con almeno __________ giorni di preavviso.
Art. 4 – Menù e qualità
4.1 Il menù settimanale è indicato nell’Allegato menù, che potrà essere modificato previo accordo scritto tra le parti con un preavviso minimo di __________ giorni.
4.2 Il Fornitore si impegna a utilizzare prodotti conformi alle normative vigenti e a garantire la qualità, la freschezza e la tracciabilità degli alimenti.
4.3 Il Fornitore fornirà opzioni per diete speciali (intolleranze, allergie, vegetariane/vegane) previa comunicazione del Committente e secondo le esigenze indicate: __________.
Art. 5 – Prezzi e fatturazione
5.1 Il prezzo unitario per pasto è concordato in Euro __________ (IVA __________% esclusa/inclusa).
5.2 Eventuali variazioni di prezzo dovranno essere concordate per iscritto e giustificate da documentata variazione dei costi.
5.3 Il Fornitore emetterà fattura mensile/settimanale a nome del Committente entro il giorno __________ del mese successivo, contenente il dettaglio dei pasti forniti e del costo complessivo.
5.4 Termini di pagamento: il Committente pagherà entro __________ giorni data fattura tramite bonifico bancario sul conto corrente intestato a __________, IBAN __________, Banca __________.
Art. 6 – Modalità operative e controllo
6.1 Il Fornitore provvederà alla registrazione giornaliera dei pasti forniti e consegnerà report mensili al Committente.
6.2 Il Committente avrà il diritto di effettuare verifiche ispettive, previo preavviso di almeno __________ ore/giorni, per controllare la conformità del servizio.
6.3 In caso di non conformità rilevata, il Fornitore dovrà porre rimedio entro __________ ore/giorni; il Committente potrà richiedere riduzioni proporzionali del corrispettivo.
Art. 7 – Igiene e sicurezza alimentare
7.1 Il Fornitore si impegna a rispettare le normative HACCP e tutte le disposizioni legislative in materia di igiene e sicurezza alimentare.
7.2 Il Fornitore terrà a disposizione del Committente copia delle certificazioni e delle autorizzazioni sanitarie: __________.
Art. 8 – Responsabilità e assicurazioni
8.1 Il Fornitore è responsabile per danni causati da inosservanza delle norme igienico-sanitarie o da difetti degli alimenti forniti.
8.2 Il Fornitore manterrà attiva polizza assicurativa per responsabilità civile verso terzi con massimale minimo di Euro __________ e ne fornirà copia al Committente all’atto della sottoscrizione.
Art. 9 – Riservatezza
Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni commerciali e tecniche acquisite in relazione alla presente Convenzione per la durata della stessa e per un periodo di __________ anni successivi alla cessazione.
Art. 10 – Recesso e risoluzione
10.1 Ciascuna parte potrà recedere dalla Convenzione con preavviso scritto di __________ giorni.
10.2 La risoluzione immediata della Convenzione potrà avvenire per grave inadempimento, previo invio di formale contestazione e decorso infruttuoso del termine di __________ giorni per la regolarizzazione.
10.3 In caso di recesso anticipato senza giusta causa, la parte recedente dovrà corrispondere un’indennità pari a __________.
Art. 11 – Forza maggiore
Nessuna delle parti sarà responsabile per l’inadempimento dovuto a cause di forza maggiore, quali eventi naturali, guerre, scioperi generali o disposizioni normative che impediscano l’esecuzione del servizio. La parte interessata comunicherà tempestivamente l’evento e le stime di durata.
Art. 12 – Trattamento dati personali
Le parti si conformeranno alla normativa vigente sulla protezione dei dati personali (Reg. UE 2016/679 e normativa nazionale). Eventuali dati personali dei dipendenti forniti dal Committente saranno trattati dal Fornitore esclusivamente per l’esecuzione della Convenzione.
Art. 13 – Modifiche
Qualsiasi modifica alla presente Convenzione dovrà essere concordata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
Art. 14 – Legge applicabile e foro competente
La presente Convenzione è regolata dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente contratto sarà competente il Foro di __________, salvo diverso accordo tra le parti.
Art. 15 – Allegati
Gli allegati, che formano parte integrante del presente contratto, sono:
– Allegato A: Menù e specifiche alimentari;
– Allegato B: Modalità operative e reportistica;
– Allegato C: Copia delle autorizzazioni sanitarie e polizze assicurative.
(Allegati da compilare: __________)
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: __________, lì __________
Per il Committente
Nome e qualifica: __________
Firma: __________________________
Per il Fornitore
Nome e qualifica: __________
Firma: __________________________
Testimoni (se richiesto)
1) Nome: __________ – Firma: _______________________
2) Nome: __________ – Firma: _______________________