Fac simile convenzione tra associazioni sportive
Redigere una convenzione tra associazioni sportive richiede equilibrio tra chiarezza giuridica e praticità operativa: non è solo un documento formale, ma lo strumento che disciplina rapporti, responsabilità e obiettivi comuni, prevenendo conflitti e facilitando la collaborazione. In questa guida troverai un approccio passo dopo passo per trasformare esigenze concrete — condivisione di impianti, organizzazione di eventi, gestione economica o scambio di risorse umane — in clausole chiare e applicabili, con attenzione a durata, condizioni di recesso, riparto dei costi, responsabilità civile, assicurazioni e rispetto delle normative federali e del trattamento dei dati personali.
Lavoreremo su struttura tipica della convenzione, contenuti essenziali e formulazioni consigliate, indicazioni pratiche per la negoziazione e per l’allegazione di documenti tecnici e fiscali, oltre a suggerimenti su come coinvolgere il consulente legale per la validazione finale. Lo scopo è fornirti uno schema utilizzabile e adattabile alle diverse realtà associative, in modo che ciascuna parte possa collaborare in modo trasparente, efficiente e sostenibile.
Come scrivere convenzione tra associazioni sportive
Per impostare una convenzione tra associazioni sportive in modo professionale e salutare per tutte le parti occorre fondare il testo su chiarezza, completezza e proporzionalità rispetto agli obiettivi che si intendono perseguire. Il primo passo mentale nella stesura è definire con precisione lo scopo dell’accordo: descrivere in poche frasi l’intento complessivo, gli ambiti di collaborazione e i risultati attesi. Questo non vuol dire inserire formulazioni vaghe, ma piuttosto stabilire il perimetro concreto della collaborazione, perché tutto ciò che non è esplicitato sarà fonte di interpretazioni divergenti in futuro.
La struttura del documento deve seguire una progressione logica: definire i soggetti coinvolti con i loro dati identificativi e le qualifiche, indicare la durata e le modalità di entrata in vigore, elencare le prestazioni e gli obblighi reciproci, prevedere le condizioni economiche, disciplinare la gestione operativa, affrontare la responsabilità e le garanzie, prevedere la gestione dei dati personali e diritti di immagine, stabilire le modalità di risoluzione delle controversie, e infine disciplinare le ipotesi di modifica, recesso e cessazione. Anche se il testo deve restare scorrevole e comprensibile, ogni aspetto operativo che può avere impatto pratico andrebbe normato con precisione: orari e giorni di utilizzo degli impianti, criteri per la ripartizione dei costi, modalità di prenotazione e annullamento, responsabilità per danni e assicurazioni obbligatorie, procedure in caso di emergenze, e così via.
La chiarezza terminologica è cruciale: ogni termine ricorrente che possa assumere accezioni diverse va definito in apertura. Esplicitare cosa si intende per “attività sportive”, “staff tecnico”, “iscritti”, “partecipanti” o “impianto” evita equivoci. Usare frasi nette e attive rende più semplice individuare i doveri delle parti. Evitare espressioni vaghe come “farò il possibile” o “su richiesta” e preferire impegni misurabili con scadenze e indicatori. Quando si descrivono prestazioni soggette a verifiche, inserire meccanismi concreti di controllo e reporting consente di tradurre l’accordo in pratiche verificabili: chi redige i report, con quale frequenza, a chi vengono inviati e quali conseguenze derivano dal mancato adempimento.
Il tema economico richiede attenzione particolare: indicare esattamente cosa comprende l’eventuale corrispettivo, le modalità e i termini di pagamento, gli strumenti di rendicontazione e la gestione di spese straordinarie. Se la convenzione prevede compartecipazione ai ricavi o riparto degli oneri, è necessario descrivere i criteri di calcolo e la periodicità delle liquidazioni. Inserire un principio di trasparenza contabile e accesso controllato ai documenti contabili riduce rischi di conflitti.
La ripartizione dei rischi e la previsione assicurativa sono aspetti che incidono direttamente sulla sostenibilità pratica dell’accordo: stabilire chi è responsabile per la manutenzione ordinaria e straordinaria degli impianti, chi risponde per infortuni ai partecipanti e quali polizze sono obbligatorie per i tecnici, i volontari o i dirigenti. Le clausole di manleva e indennizzo devono essere calibrate in modo equo, non gratuite salvaguardie unilaterali che potrebbero risultare inapplicabili. Prevedere inoltre una copertura per danni a terzi e la conservazione delle copie delle polizze come allegati alla convenzione.
Non trascurare gli aspetti normativi: la conformità alle leggi vigenti in materia di sicurezza sul lavoro, tutela dei minori, norme sanitarie e privacy è imprescindibile. Quando la convenzione comporta trattamento di dati personali, allegare o integrare un accordo per il trattamento che rispetti il Regolamento UE 2016/679 e la normativa nazionale, indicando le finalità del trattamento, le categorie di dati, i ruoli di titolare e responsabile, le misure di sicurezza e i termini di conservazione. Se sono previste riprese video o foto, stabilire le regole relative ai diritti di immagine, alle liberatorie e alle modalità di utilizzo a fini promozionali.
La governance della collaborazione deve essere operativa: indicare i referenti delle parti, le loro competenze e i poteri decisionali, e prevedere incontri periodici di monitoraggio con ordine del giorno e strumenti di presa d’atto. Se l’attività è complessa o finanziata, considerare l’istituzione di un comitato di coordinamento con compiti e quorum deliberativo. Stabilire anche procedure semplici per la gestione delle comunicazioni ufficiali tra le parti e la notifica di eventi rilevanti.
Istituire clausole chiare per la durata, il rinnovo e la risoluzione evita sorprese. Definire come e quando la convenzione può essere rinnovata tacitamente o necessitare di una nuova negoziazione. Prevedere cause di risoluzione per inadempimento grave, per cambiamenti normativi che rendano impossibile l’esecuzione, o per perdita rilevante della capacità di una parte. Inserire regole sulle conseguenze della cessazione, con particolare riferimento al trasferimento di attrezzature, all’estinzione di obblighi economici e alla gestione dei rapporti con terze parti e con gli iscritti.
La risoluzione delle controversie andrebbe disciplinata anticipando il foro competente o l’eventuale ricorso a metodi alternativi come la mediazione o l’arbitrato, indicandone modalità e sedi. La previsione di una clausola di salvaguardia per eventi di forza maggiore che sospendano temporaneamente gli obblighi aiuta a gestire rischi non prevedibili.
Sul piano formale, allegare tutte le informazioni tecniche e documentali non indispensabili alla lettura contrattuale sotto forma di allegati operativi mantiene il corpo della convenzione leggibile e al contempo completo: planimetrie, orari, tariffe, regolamenti interni, certificati assicurativi, moduli di consenso. È buona pratica prevedere che gli allegati facciano parte integrante dell’accordo e che eventuali conflitti tra corpo principale e allegati siano risolti a favore del corpo principale salvo diverso accordo espresso.
Nel linguaggio adottato puntare alla semplicità e all’equilibrio; frasi brevi, termini definiti, evitare ripetizioni inutili. Controllare la coerenza interna e i rimandi incrociati; errori formali o contraddizioni indeboliscono l’efficacia esecutiva della convenzione. Prima della sottoscrizione, il testo finale dovrebbe essere sottoposto a revisione legale per verificarne la conformità alla normativa sportiva e civile, nonché a un confronto operativo con chi dovrà applicarlo quotidianamente: allenatori, responsabili impianti e amministrazione.
Infine, ricordare che una buona convenzione non è soltanto uno strumento di protezione giuridica, ma anche uno strumento di governo della relazione. Prevedere momenti di verifica, flessibilità negoziata e canali di comunicazione favorisce la collaborazione pratica e la risoluzione preventiva dei problemi, trasformando il documento da baule di regole a guida condivisa per lo sviluppo delle attività sportive.
Fac simile convenzione tra associazioni sportive
CONVENZIONE TRA ASSOCIAZIONI SPORTIVE
Tra
l’Associazione sportiva dilettantistica __________, con sede in __________, Via/Piazza __________ n. __________, C.F./P.IVA __________, rappresentata legalmente dal Sig./Sig.ra __________ in qualità di __________ (di seguito “Associazione A”),
e
l’Associazione sportiva dilettantistica __________, con sede in __________, Via/Piazza __________ n. __________, C.F./P.IVA __________, rappresentata legalmente dal Sig./Sig.ra __________ in qualità di __________ (di seguito “Associazione B”),
congiuntamente le “Parti” e singolarmente la “Parte”,
Premesso che
– le Parti sono regolarmente costituite e iscritte negli elenchi regionali/nazionali delle federazioni/enti di promozione sportiva competenti;
– le Parti intendono collaborare per lo svolgimento di attività sportive, didattiche, promozionali ed eventi congiunti, regolandone diritti e obblighi mediante la presente convenzione;
Si conviene e si stipula quanto segue.
Art. 1 – Oggetto
La presente convenzione ha per oggetto la collaborazione tra le Parti per: a) lo svolgimento congiunto di attività sportive e corsi __________; b) l’organizzazione di eventi, gare e manifestazioni __________; c) l’utilizzo condiviso di impianti, attrezzature e servizi presso __________; d) lo scambio di risorse tecniche e professionali secondo i termini indicati negli artt. successivi.
Art. 2 – Durata
La presente convenzione ha durata dalla data __________ fino alla data __________, salvo risoluzione anticipata ai sensi dell’art. 11.
Art. 3 – Luoghi e orari
Le attività oggetto della convenzione si svolgeranno presso i seguenti impianti: __________, ubicato in __________. Gli orari e i calendari delle attività saranno concordati periodicamente tra le Parti e formalizzati per iscritto con preavviso di __________ giorni.
Art. 4 – Responsabilità organizzativa
La responsabilità dell’organizzazione e logistica delle singole attività sarà attribuita come segue: per le attività/manifestazioni __________ la responsabilità sarà a carico di __________; per le attività/manifestazioni __________ la responsabilità sarà a carico di __________. La Parte responsabile provvederà a ottenere tutte le autorizzazioni necessarie e a garantire il rispetto delle normative vigenti in materia di sicurezza e salute.
Art. 5 – Utilizzo impianti e attrezzature
Le Parti si impegnano a utilizzare gli impianti e le attrezzature con diligenza e secondo le regole concordate. Eventuali danni causati per negligenza saranno a carico della Parte che li ha causati. Modalità di prenotazione, pulizia e riconsegna delle strutture saranno disciplinate in allegato tecnico __________.
Art. 6 – Compensi e ripartizione dei proventi
Eventuali contributi, quote di partecipazione, incassi da biglietti, sponsor e altre entrate connesse alle attività oggetto di convenzione saranno ripartiti tra le Parti secondo la seguente percentuale: Associazione A __________% e Associazione B __________%, salvo diverso accordo scritto per specifiche iniziative. Le spese dirette sostenute per l’organizzazione saranno anticipate da __________ e rimborsate entro __________ giorni previa presentazione di documentazione giustificativa.
Art. 7 – Assicurazione e tutela sanitaria
Ciascuna Parte dichiara di essere in regola con le coperture assicurative previste per lo svolgimento delle attività sportive. Per le attività congiunte la copertura assicurativa sarà garantita da __________, polizza n. __________, con massimali di __________. I partecipanti dovranno essere in possesso di idoneità sanitaria ove prevista e le Parti si impegnano a verificare tale requisito.
Art. 8 – Responsabilità civile e manleva
Ciascuna Parte si impegna a manlevare e tenere indenne l’altra Parte da qualsivoglia responsabilità, domanda, pretesa o azione derivante da fatto colposo, doloso o omissione della stessa Parte, dei suoi tesserati, collaboratori o volontari.
Art. 9 – Privacy e protezione dati
Le Parti si impegnano a rispettare la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale). I dati raccolti per le finalità connesse alle attività saranno trattati esclusivamente per tali scopi e secondo quanto previsto dall’informativa ai partecipanti predisposta da __________.
Art. 10 – Uso di marchi e immagini
L’utilizzo dei marchi, loghi e immagini delle Parti per attività promozionali dovrà essere preventivamente autorizzato per iscritto dalla Parte proprietaria. Le immagini di minori saranno pubblicate solo previa autorizzazione scritta dei titolari della responsabilità genitoriale.
Art. 11 – Risoluzione anticipata
La presente convenzione potrà essere risolta anticipatamente da una delle Parti con preavviso scritto di __________ giorni in caso di inadempimento grave dell’altra Parte, mancato rispetto di norme di sicurezza o per sopravvenute esigenze organizzative. In caso di risoluzione per giusta causa non è dovuto alcun indennizzo se non quanto maturato fino alla data di efficacia della risoluzione.
Art. 12 – Controversie
Per ogni controversia derivante dall’interpretazione o dall’esecuzione della presente convenzione le Parti si impegnano a tentare una risoluzione bonaria. In caso di insuccesso la controversia sarà devoluta alla competenza del Foro di __________.
Art. 13 – Forza maggiore
Nessuna Parte sarà ritenuta responsabile per l’inadempimento totale o parziale delle obbligazioni derivanti dalla presente convenzione se tale inadempimento è causato da eventi di forza maggiore, inclusi a titolo esemplificativo pandemie, calamità naturali, provvedimenti amministrativi o altri eventi imprevedibili.
Art. 14 – Riservatezza
Le Parti si impegnano a mantenere riservate le informazioni commerciali e tecniche acquisite reciprocamente e a non divulgarle a terzi senza il preventivo consenso scritto dell’altra Parte, salvo obblighi di legge.
Art. 15 – Modifiche
Qualsiasi modifica o integrazione alla presente convenzione sarà valida solo se redatta per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
Art. 16 – Allegati
Sono parte integrante della presente convenzione i seguenti allegati: Allegato A – Calendario e orari delle attività; Allegato B – Regole di utilizzo impianti; Allegato C – Preventivo costi e ripartizione; Allegato D – Copia polizza assicurativa n. __________.
Art. 17 – Disposizioni finali
Per quanto non espressamente previsto dalla presente convenzione, si applicano le disposizioni del Codice Civile e la normativa vigente in materia di attività sportive dilettantistiche.
Luogo e data: __________, li __________
Per l’Associazione A
Nome e qualifica del firmatario: __________
Firma: __________
Per l’Associazione B
Nome e qualifica del firmatario: __________
Firma: __________
Recapiti per le comunicazioni
Associazione A – Email: __________ – Tel: __________
Associazione B – Email: __________ – Tel: __________
Le Parti dichiarano di aver letto, compreso e approvato espressamente gli articoli: Art. 4 (Responsabilità organizzativa), Art. 6 (Compensi e ripartizione dei proventi), Art. 7 (Assicurazione e tutela sanitaria), Art. 11 (Risoluzione anticipata) e Art. 12 (Controversie), ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 c.c.
Per l’Associazione A
Firma per approvazione: __________
Per l’Associazione B
Firma per approvazione: __________