Fac simile convenzione tra albergo e ristorante
Stipulare una convenzione chiara e ben strutturata tra un albergo e un ristorante non è solo una formalità: è lo strumento che trasforma una semplice collaborazione in un rapporto operativo efficiente, tutelando entrambe le parti e migliorando l’esperienza del cliente. Questa guida accompagna il lettore passo dopo passo nella redazione di un accordo pratico e sostenibile, spiegando le clausole essenziali — oggetto del servizio, soggetti coinvolti, tariffe e modalità di pagamento, responsabilità e assicurazioni, durata e recesso — e offrendo suggerimenti per adattarle alle diverse esigenze commerciali e normative. Troverai inoltre consigli su come gestire gli aspetti organizzativi quotidiani (prenotazioni, menu convenzionati, gestione delle emergenze), criteri per la revisione periodica e una checklist finale per verificare completezza e conformità. L’obiettivo è fornirti uno strumento che renda la convivenza commerciale trasparente, sicura e vantaggiosa per clienti e operatori.
Come scrivere convenzione tra albergo e ristorante
Per redigere una convenzione tra un albergo e un ristorante è fondamentale partire dalla definizione chiara e condivisa dell’oggetto del contratto e delle parti coinvolte, evitando ambiguità sin dall’inizio. Occorre indicare con precisione il soggetto che stipula come “Hotel” e il soggetto che stipula come “Ristorante”, con riferimenti anagrafici, partita IVA, sede legale e rappresentanti legali, e poi specificare l’oggetto con una frase che riassuma i servizi oggetto della convenzione: ad esempio la fornitura di pasti per gli ospiti dell’hotel, il servizio di catering per eventi organizzati dall’hotel, la gestione di room service o convenzioni per pasti a tariffa speciale. Una buona clausola introduttiva dovrebbe anche prevedere una breve sezione di definizioni che chiarisca termini ricorrenti nel testo (come “giorno lavorativo”, “evento”, “menu convenzionato”, “ore di servizio” ecc.), perché un lessico condiviso evita interpretazioni contrastanti in fase di applicazione.
La disciplina delle prestazioni deve essere dettagliata: è importante descrivere le prestazioni del ristorante (tipologia dei pasti, orari di erogazione, eventuale servizio in camera, modalità di consegna e prese in carico, standard qualitativi, opzioni per diete particolari e gestione allergeni) e gli obblighi dell’hotel (promozione della convenzione agli ospiti, predisposizione degli spazi per catering, eventuali sistemi di prenotazione interna). Le modalità operative vanno regolate con precisione: prevedere come avvengono le prenotazioni (telefoniche, con portale interno, tramite reception), i tempi minimi per ordini di gruppo o servizi banqueting, le responsabilità per ritardi o mancata fornitura. È utile inserire frasi esemplificative all’interno delle clausole, ad esempio: “Il Ristorante si impegna a garantire il servizio di colazione e cena per gli ospiti dell’Hotel nei giorni e nelle fasce orarie concordate, con un preavviso minimo di X ore per servizi straordinari; eventuali variazioni saranno comunicate e concordate per iscritto.”
La parte economica richiede particolare attenzione perché determina il rapporto commerciale: la convenzione dovrà indicare i prezzi applicati agli ospiti o all’hotel, le eventuali riduzioni o commissioni, le modalità di fatturazione e pagamento, i termini di emissione delle fatture e i tempi di incasso. Se la politica commerciale prevede sconti o tariffe agevolate, è opportuno stabilire se tali condizioni sono vincolanti per un periodo minimo e se possono essere aggiornate in relazione a variazioni dei costi o indicizzazione. Le penali per ritardato pagamento, le responsabilità per commissioni non riscosse e la disciplina delle note di credito devono essere incluse per evitare contenziosi. Quando il servizio comporta gestione di conti della clientela direttamente tramite l’hotel, bisogna precisare chi è responsabile dell’incasso e come vengono gestite le riconciliazioni giornaliere.
La durata della convenzione e le condizioni di rinnovo e cessazione meritano clausole esplicite: stabilire il periodo iniziale, le eventuali proroghe automatiche o tacite e le modalità per recedere (con preavviso scritto di durata adeguata). È indispensabile prevedere l’immediata facoltà di risoluzione per gravi inadempimenti, come il mancato rispetto di norme igienico-sanitarie, la violazione delle norme di sicurezza o il ripetuto mancato rispetto degli standard qualitativi. Le cause di forza maggiore vanno definite e disciplinate prevedendo la sospensione degli obblighi e la possibilità di risolvere il rapporto se l’evento si prolunga oltre un termine ragionevole.
La compliance normativa non è opzionale: inserire clausole che impongano il rispetto delle normative vigenti in materia di igiene, sicurezza sul lavoro, normativa alimentare (HACCP), autorizzazioni comunali e licenze amministrative. È consigliabile prevedere l’obbligo di mantenere polizze assicurative adeguate a coprire responsabilità civile verso terzi e danni derivanti dalla fornitura dei servizi, con obbligo di esibire certificati assicurativi su richiesta. Per le questioni di responsabilità, stabilire limiti di responsabilità proporzionati e prevedere chi risponde per danni diretti o indiretti, nonché le modalità di gestione dei reclami da parte degli ospiti.
Gli aspetti operativi e di qualità possono essere regolati mediante allegati tecnici che descrivano menu, listino prezzi, standard di servizio, procedure HACCP, check-list per la verifica degli ambienti e degli standard. È buona prassi inserire la possibilità per l’hotel di effettuare ispezioni periodiche e audit della qualità, con procedure concordate per la risoluzione tempestiva delle non conformità. Se la convenzione include esclusività territoriale o di categoria, tale clausola deve essere valutata attentamente e circoscritta nel tempo e nello spazio, prevedendo sanzioni proporzionate in caso di violazione.
La gestione dei dati personali richiede una trattazione separata: prevedere chi è responsabile del trattamento dei dati degli ospiti, specificare le finalità, le misure di sicurezza e i tempi di conservazione, e stabilire le responsabilità per eventuali violazioni del GDPR. Se il servizio comporta la gestione di pagamenti elettronici o dati di carte, includere obblighi di conformità a standard di sicurezza PCI DSS e la non conservazione non autorizzata di dati sensibili.
La clausola sulla riservatezza deve tutelare entrambe le parti rispetto a informazioni commerciali, prezzi, know-how e dati dei clienti, prevedendo obblighi di non divulgazione per la durata della convenzione e per un periodo successivo. Per la risoluzione delle controversie, indicare la legge applicabile e il foro competente o prevedere un meccanismo di risoluzione alternativa delle controversie, come mediazione o arbitrato, prima di ricorrere all’autorità giudiziaria. Infine, inserire una clausola che disciplini le modifiche del contratto: ogni integrazione o modifica dovrà essere redatta per iscritto e sottoscritta dalle parti.
Per rendere il contratto esecutivo e chiaro, allegare documenti tecnici quali menu convenzionati, listini, planimetrie per gli allestimenti, certificati assicurativi, documenti HACCP e moduli di reclamo. Al momento della sottoscrizione, verificare che i rappresentanti legali abbiano i poteri per impegnare le rispettive entità, che tutti gli allegati siano integri e datati, e che sia prevista una clausola di presa d’atto degli allegati. Prima della firma definitiva è corretto far revisionare la convenzione da un consulente legale esperto in contrattualistica commerciale e diritto alberghiero per assicurare conformità alla normativa locale e la tutela degli interessi di entrambe le parti.
Fac simile convenzione tra albergo e ristorante
CONVENZIONE TRA ALBERGO E RISTORANTE
Tra le parti:
1) __________, con sede legale in __________, via __________ n. __________, codice fiscale/partita IVA __________, rappresentata da __________ in qualità di __________ (di seguito “Albergo”);
e
2) __________, con sede legale in __________, via __________ n. __________, codice fiscale/partita IVA __________, rappresentata da __________ in qualità di __________ (di seguito “Ristorante”);
congiuntamente le “Parti”,
si conviene e si stipula quanto segue.
Art. 1 – Oggetto
1.1 L’Albergo affida al Ristorante, che accetta, la fornitura dei servizi di ristorazione e di catering secondo le modalità e i termini indicati nella presente convenzione.
1.2 I servizi comprendono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: colazioni, pranzi, cene, room service, banqueting per eventi interni, servizio bar, e altri servizi accessori indicati nell’Allegato A (Menù e Listino Prezzi).
Art. 2 – Durata
2.1 La presente convenzione ha durata a decorrere dal __________ fino al __________, salvo diversa pattuizione scritta delle Parti.
2.2 Ciascuna Parte può recedere anticipatamente mediante comunicazione scritta con preavviso di __________ giorni.
Art. 3 – Luoghi e orari di erogazione
3.1 Il servizio sarà erogato presso le seguenti sedi: Albergo in __________ e locale ristorazione in __________.
3.2 Gli orari di servizio saranno i seguenti: colazione dalle ore __________ alle ore __________, pranzo dalle ore __________ alle ore __________, cena dalle ore __________ alle ore __________. Orari diversi saranno concordati per eventi speciali.
Art. 4 – Modalità operative
4.1 Il Ristorante si impegna a fornire personale qualificato, attrezzature e materie prime necessarie per l’erogazione del servizio.
4.2 Le modalità di accesso del personale del Ristorante alle aree dell’Albergo saranno definite e regolamentate nel rispetto delle norme interne dell’Albergo e della normativa vigente in materia di sicurezza e protezione dei dati.
Art. 5 – Menù, qualità e igiene
5.1 I menù e i prezzi applicati sono riportati nell’Allegato A.
5.2 Il Ristorante garantisce che tutti i prodotti impiegati siano conformi alla normativa igienico-sanitaria vigente e idonei al consumo umano.
5.3 Il Ristorante è responsabile per la conservazione, preparazione e somministrazione degli alimenti, secondo le disposizioni HACCP e altre normative applicabili.
Art. 6 – Corrispettivi e condizioni di pagamento
6.1 Il corrispettivo per i servizi erogati sarà determinato secondo il listino allegato (Allegato A) e/o in base ad accordi specifici per singoli eventi.
6.2 Fatturazione e pagamento: il Ristorante emetterà fattura/invoice entro il giorno __________ di ciascun mese; l’Albergo si impegna a pagare entro __________ giorni dalla data di ricezione della fattura tramite bonifico bancario sul conto: Intestato a __________, IBAN __________, BIC/SWIFT __________.
6.3 Eventuali ritardi nei pagamenti comporteranno l’applicazione degli interessi di mora nella misura prevista dalla legge.
Art. 7 – Obblighi e responsabilità
7.1 Il Ristorante si assume la responsabilità civile e, ove applicabile, penale per danni a persone e cose derivanti dall’esecuzione del servizio, salvo il caso di dolo o colpa grave dell’Albergo.
7.2 L’Albergo non è responsabile per la qualità degli alimenti forniti dal Ristorante, fatte salve responsabilità in caso di indicazioni errate o omissioni fornite dall’Albergo.
7.3 Ciascuna Parte si impegna a mantenere in vigore polizze assicurative adeguate (responsabilità civile verso terzi, infortuni, ecc.), con massimali non inferiori a __________ per sinistro, e a mantenerne evidenza documentale da esibire su richiesta della controparte.
Art. 8 – Personale
8.1 Il personale del Ristorante resta alle dipendenze esclusiva del Ristorante. L’Albergo non assume alcun obbligo di natura contrattuale o previdenziale nei confronti del personale del Ristorante.
8.2 Il Ristorante garantisce che il personale impiegato sia in possesso delle necessarie qualifiche e delle certificazioni previste dalla legge.
Art. 9 – Materiali e attrezzature
9.1 Le attrezzature e i materiali di proprietà del Ristorante rimangono a carico del Ristorante, salvo diverso accordo scritto.
9.2 Qualsiasi installazione stabile o modifica ai locali dell’Albergo dovrà essere preventivamente autorizzata per iscritto dall’Albergo e, se richiesta, rimessa in pristino a cura e spese del Ristorante al termine della convenzione.
Art. 10 – Esclusiva e concorrenza
10.1 Le Parti concordano quanto segue in tema di esclusiva: __________.
10.2 In mancanza di specifica pattuizione nell’apposito spazio precedente, il Ristorante non beneficerà di esclusiva territoriale o di clientela.
Art. 11 – Riservatezza
11.1 Le Parti si impegnano a mantenere riservate tutte le informazioni commerciali e tecniche di cui entreranno in possesso in relazione alla presente convenzione, per tutta la durata della stessa e per i successivi __________ anni.
Art. 12 – Forza maggiore
12.1 Nessuna Parte sarà responsabile per il mancato adempimento delle obbligazioni derivanti dal presente contratto se tale mancato adempimento sia causato da eventi di forza maggiore, quali (a titolo esemplificativo) incendi, inondazioni, scioperi generali, pandemie, misure governative, ecc.
Art. 13 – Risoluzione
13.1 Il mancato adempimento degli obblighi essenziali della presente convenzione da parte di una delle Parti, non sanato entro __________ giorni dalla ricezione di diffida scritta, legittima l’altra Parte a risolvere il contratto ai sensi dell’art. 1453 c.c.
Art. 14 – Trattamento dei dati personali
14.1 Le Parti si impegnano a conformarsi alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale di attuazione). Eventuali trattamenti di dati personali saranno disciplinati da apposito atto o allegato.
Art. 15 – Comunicazioni
15.1 Le comunicazioni tra le Parti dovranno essere effettuate per iscritto ai seguenti indirizzi: per l’Albergo __________; per il Ristorante __________, ovvero agli indirizzi PEC: Albergo __________; Ristorante __________.
Art. 16 – Clausola di salvaguardia
16.1 Qualora una qualsiasi disposizione della presente convenzione risultasse nulla o inefficace, le restanti disposizioni resteranno pienamente valide ed efficaci. Le Parti si obbligano a sostituire la disposizione nulla con una valida che realizzi, nella misura del possibile, l’intento economico delle Parti.
Art. 17 – Legge applicabile e Foro competente
17.1 La presente convenzione è regolata dalla legge italiana.
17.2 Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente contratto sarà competente in via esclusiva il Foro di __________, salvo diverso accordo scritto tra le Parti.
Art. 18 – Allegati
18.1 Sono parte integrante della presente convenzione i seguenti allegati:
– Allegato A: Menù e Listino Prezzi
– Allegato B: Modalità operative e planimetrie
– Allegato C: Polizze assicurative e certificazioni
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: __________, lì __________
Per l’Albergo
Nome e qualifica del firmatario: __________
Firma: ___________________________
Per il Ristorante
Nome e qualifica del firmatario: __________
Firma: ___________________________