Fac simile convenzione tra albergo e associazione
Una convenzione tra un albergo e un’associazione è uno strumento pratico per stabilire rapporti commerciali chiari, sostenibili e reciprocamente vantaggiosi: definisce tariffe agevolate, servizi dedicati, responsabilità e modalità operative per eventi, soggiorni o convenzioni periodiche. Questa guida ti accompagna, passo dopo passo, nella stesura di un testo comprensibile e completo, pensato sia per il referente dell’associazione sia per il management alberghiero.
Troverai indicazioni su struttura e contenuti essenziali — oggetto, durata, prezzi e condizioni di pagamento, servizi inclusi ed esclusi, procedure di prenotazione e cancellazione, responsabilità e assicurazioni, protezione dei dati e condizioni di recesso — oltre a suggerimenti per negoziare clausole equilibrate e a modelli pratici adattabili al contesto. L’obiettivo è ridurre ambiguità, prevenire contestazioni e creare una base solida per una collaborazione duratura.
Prima di finalizzare la convenzione valuta: chiarezza nei termini, misurabilità degli obblighi, flessibilità per modifiche future e conformità alla normativa vigente (fiscale, assicurativa e sulla privacy). Per casi complessi o importi rilevanti è consigliabile il parere di un consulente legale; per il resto, seguendo queste linee guida potrai redigere un testo efficace, chiaro e professionale.
Come scrivere convenzione tra albergo e associazione
Per redigere una convenzione tra un albergo e un’associazione occorre partire dalla chiarezza di intenti: stabilire con precisione quali servizi l’albergo si impegna a fornire, in quale periodo e a quali condizioni, e quali obblighi e responsabilità ricadono sull’associazione. Il documento deve essere costruito attorno a definizioni inequivocabili delle parti e dei termini chiave, seguite da clausole operative che trattino disponibilità camere, tariffe, modalità di prenotazione e fatturazione, servizi accessori, gestione di eventi o meeting, responsabilità, trattamento dei dati personali, durata e recesso, forza maggiore e risoluzione delle controversie. Adottare un linguaggio semplice ma giuridicamente preciso riduce il rischio di ambiguità; ogni termine ricorrente va definito all’inizio, ad esempio “Parte contraente”, “Evento”, “Ospite”, “Tariffa concordata” e “Servizi”.
All’inizio della convenzione vanno indicate le generalità complete delle parti: ragione sociale o denominazione dell’associazione, codice fiscale o partita IVA, sede legale, rappresentante legale, e per l’albergo la ragione sociale, indirizzo, partita IVA, eventuale numero REA e dati del rappresentante. Inserire una dichiarazione che le parti hanno la capacità di concludere il contratto e che le informazioni fornite sono veritiere. È buona prassi indicare la persona di riferimento per entrambe le parti, con numeri di telefono ed email, per facilitare la gestione quotidiana.
La parte dedicata all’oggetto della convenzione deve descrivere con precisione la tipologia di prestazioni: blocchi di camere riservate, tipologie di camere e relative dotazioni, fasce di prezzo e periodi di validità, servizi inclusi quali prima colazione, pulizie quotidiane, Wi‑Fi, uso sale meeting, ristorazione o coffee break. Quando la convenzione riguarda eventi o congressi, descrivere le sale messe a disposizione, la capienza, le dotazioni tecniche (videoproiettori, microfoni, impianto audio, connessione fibra), e condizioni per eventuali allestimenti particolari. È opportuno allegare il tariffario concordato come allegato tecnico al contratto: il corpo del testo può rinviare a questo allegato per evitare ripetizioni e facilitare aggiornamenti annuali mediante un addendum.
Le modalità di prenotazione e di gestione dei blocchi camere devono essere disciplinate chiaramente: indicare le modalità per confermare le prenotazioni, i termini per il rilascio delle camere non confermate, le procedure in caso di overbooking e i tempi per comunicare variazioni o cancellazioni. Se l’associazione richiede un numero minimo garantito o una “garanzia minima” di camere a tariffe concordate, definire le conseguenze per mancato raggiungimento di tale minimo (ad esempio penali, pricing differenziato o fatturazione per le camere garantite non occupate). Prevedere inoltre la possibilità di rivedere i numeri in occasione di variazioni programmate con un preavviso stabilito.
Il regime economico va trattato in modo puntuale: indicare le tariffe concordate, l’eventuale applicazione di sconti o commissioni, la politica per supplementi e riduzioni, l’applicazione dell’IVA e di altre imposte o tasse locali. Specificare le modalità di pagamento, includendo termini di pagamento (per esempio 30 giorni dalla data fattura), valuta, eventuali anticipi o depositi cauzionali, responsabilità in caso di ritardo e interessi di mora conformi alla normativa vigente. Se l’associazione necessita di fatturazione consolidata o di emissione di una fattura master per gruppi, stabilire procedure per la rendicontazione e la distinta degli Ospiti. Chiarire chi è tenuto a pagare consumazioni extra (bar, ristorante, minibar, telefonate, servizi a pagamento), e se tali consumazioni verranno addebitate direttamente agli ospiti o alla garanzia dell’associazione.
La gestione delle modifiche e delle cancellazioni richiede clausole precise: stabilire i tempi entro i quali una modificazione del blocco o una cancellazione è possibile senza penale, le percentuali di rimborso o trattenuta in funzione del momento della comunicazione, e il trattamento dei no‑show. Per eventi, introdurre una clausola di “attrition” che disciplini la tolleranza concessa rispetto al numero garantito di partecipanti prima dell’applicazione di penali, in modo da proteggere l’albergo e al contempo offrire flessibilità all’associazione.
La descrizione delle responsabilità e delle assicurazioni deve proteggere entrambe le parti. Prevedere che l’albergo adempia alle normative in materia di sicurezza, igiene e accessibilità e che mantenga coperture assicurative adeguate per danni a terzi, incendio e responsabilità civile. L’associazione, dal canto suo, dovrebbe garantire il rispetto delle regole della struttura, coprire eventuali danni causati dai propri partecipanti e, se organizza eventi con attività potenzialmente rischiose, fornire polizze integrative o certificazioni di copertura. Inserire clausole di manleva per eventi specifici e stabilire limiti massimi di responsabilità compatibili con le normative vigenti e con il valore degli obblighi assunti.
Il trattamento dei dati personali richiede attenzione particolare, considerando il Regolamento UE 2016/679 (GDPR). È importante stabilire ruoli e responsabilità in termini di titolarità del trattamento: indicare se l’albergo agisce come titolare o come responsabile del trattamento dei dati relativi agli ospiti raccolti per finalità di prenotazione e fatturazione, e allegare, se necessario, un accordo specifico sul trattamento dei dati (DPA) che disciplini la conservazione, la sicurezza, i tempi di conservazione, i diritti degli interessati e le modalità di comunicazione di eventuali violazioni dei dati. Integrare clausole che garantiscano il rispetto della normativa sulla conservazione dei registri degli ospiti e sulla comunicazione alle autorità, se previsto dalla legge.
La durata della convenzione, le condizioni di rinnovo e di recesso anticipato devono essere chiaramente indicati: stabilire la durata iniziale, le modalità di rinnovo automatico o tacito rinnovo, i termini per la disdetta e le cause che giustificano la risoluzione immediata (ad esempio inadempimenti gravi). Inserire clausole relative alla forza maggiore che sospendano gli obblighi in caso di eventi straordinari ed imprevedibili, specificando obblighi di comunicazione e tempi di valutazione. Per contesti ricorrenti, prevedere un meccanismo di revisione delle tariffe con criteri oggettivi (inflazione, stagionalità) e tempistiche concordate per la comunicazione di eventuali aggiornamenti.
La riservatezza e l’utilizzo del marchio sono spesso rilevanti. Prevedere un impegno a non divulgare informazioni riservate scambiate nell’ambito della collaborazione e regolare l’uso dei loghi e dei riferimenti commerciali dell’una e dell’altra parte, definendo autorizzazioni per material promozionali o comunicazioni ai soci. Se l’accordo prevede attività promozionali congiunte, stabilire tempi, testi approvativi e KPI per misurare i risultati, oltre a regolare eventuali commissioni su prenotazioni generate da campagne.
Infine, la clausola di risoluzione delle controversie e la scelta della legge applicabile danno certezza alle parti in caso di contenzioso: indicare la legge italiana quale riferimento normativo salvo diverso accordo, e stabilire un percorso di risoluzione che privilegi il tentativo di conciliazione o mediazione prima di adire le vie giudiziarie, oppure prevedere l’arbitrato per una soluzione più rapida. Concludere il documento con la dichiarazione che ogni allegato e ogni documento menzionato costituiscono parte integrante della convenzione, e includere spazi per le firme dei legali rappresentanti, con indicazione del luogo e della data.
Durante la redazione è consigliabile coinvolgere un consulente legale esperto in contrattualistica commerciale e in diritto alberghiero, per verificare la conformità alle normative locali e nazionali e per calibrare clausole di responsabilità e penali. Allegati tecnici come il listino prezzi aggiornato, planimetrie delle sale, regolamento d’uso delle strutture e copia delle polizze assicurative devono essere predisposti fin da subito per evitare fraintendimenti operativi. Un linguaggio contrattuale chiaro, la definizione puntuale degli obblighi e delle tempistiche e la previsione di meccanismi pratici per la gestione delle eccezioni costituiscono la base di una convenzione solida ed efficiente che tuteli entrambi gli interlocutori e faciliti una collaborazione duratura.
Fac simile convenzione tra albergo e associazione
CONVENZIONE TRA ALBERGO E ASSOCIAZIONE
Tra
1) l’Hotel: __________, con sede legale in __________, indirizzo: __________, P.IVA/C.F.: __________, telefono: __________, e-mail: __________, rappresentato da __________ in qualità di __________ (di seguito “Hotel”);
e
2) l’Associazione: __________, con sede legale in __________, indirizzo: __________, C.F./P.IVA: __________, telefono: __________, e-mail: __________, rappresentata da __________ in qualità di __________ (di seguito “Associazione”);
si conviene e si stipula quanto segue.
Art. 1 – Oggetto
La presente convenzione ha per oggetto la disciplina delle condizioni di soggiorno, dei servizi alberghieri e delle eventuali agevolazioni riservate ai soci/partecipanti dell’Associazione presso l’Hotel, nonché le modalità di prenotazione, fatturazione e reporting.
Art. 2 – Durata
La convenzione ha validità dal __________ al __________, salvo rinnovo concordato per iscritto tra le parti almeno __________ giorni prima della scadenza.
Art. 3 – Tariffe e condizioni economiche
1. L’Hotel si impegna a riconoscere all’Associazione le seguenti tariffe agevolate:
– Tipologia camera __________: tariffa per notte € __________;
– Tipologia camera __________: tariffa per notte € __________;
– Eventuali servizi inclusi: __________.
2. Le tariffe sopra indicate si intendono comprensive/esclusive di IVA (barrare la voce): __________.
3. Per gruppi superiori a __________ persone si applicherà uno sconto del __________% sulle tariffe sopra indicate.
4. Le tariffe possono subire revisione previa comunicazione scritta con preavviso di almeno __________ giorni.
Art. 4 – Modalità di prenotazione e blocco camere
1. Le prenotazioni effettuate dall’Associazione o dai soci dovranno essere trasmesse all’Hotel all’indirizzo e-mail/fax: __________ o tramite portale dedicato: __________.
2. È previsto un blocco camere per le date: dal __________ al __________, per un massimo di __________ camere, con termine per la conferma definitiva entro il __________ (data/termine).
3. Le camere non confermate entro il termine di cui sopra saranno liberate senza obbligo di preavviso.
Art. 5 – Condizioni di pagamento
1. Le modalità di pagamento sono le seguenti: anticipo del __________% entro __________ giorni dalla prenotazione definitiva e saldo alla partenza / fatturazione a 30/60 giorni (barrare la modalità): __________.
2. Il pagamento dovrà avvenire mediante bonifico bancario intestato a __________, IBAN: __________, o altra modalità concordata: __________.
3. In caso di ritardo nei pagamenti si applicheranno interessi di mora al tasso legale aumentato di __________ punti percentuali.
Art. 6 – Politica di cancellazione e penali
1. Per singole prenotazioni: cancellazione gratuita fino a __________ giorni prima dell’arrivo; oltre tale termine penale del __________% dell’importo totale.
2. Per gruppi/blocco camere: cancellazione gratuita fino a __________ giorni prima dell’arrivo; oltre tale termine penale del __________% o secondo tabella allegata (allegato A).
3. In caso di no-show sarà addebitato l’importo di __________ per persona / il __________% dell’importo totale (barrare la soluzione).
Art. 7 – Servizi e obblighi dell’Hotel
1. L’Hotel fornirà i servizi concordati quali: pernottamento, prima colazione, ristorazione, sale meeting, parcheggio, Wi-Fi, ecc. secondo quanto dettagliato nell’allegato B: __________.
2. L’Hotel garantirà standard qualitativi conformi alle normative vigenti e standard professionali.
3. L’Hotel manterrà una copertura assicurativa per responsabilità civile verso terzi per danni d’esercizio.
Art. 8 – Obblighi dell’Associazione
1. L’Associazione si impegna a promuovere la convenzione presso i propri soci/aderenti e a trasmettere all’Hotel le prenotazioni con i dati richiesti.
2. L’Associazione è responsabile della veridicità delle informazioni fornite e dell’adeguato uso delle agevolazioni previste dalla convenzione.
Art. 9 – Fatturazione e rendicontazione
1. Le fatture saranno emesse a nome di: __________ (indicare se a carico dell’Associazione o del singolo socio).
2. L’Hotel si impegna a inviare rendicontazione periodica (mensile/trimestrale) delle presenze/servizi usufruiti secondo le modalità: __________.
3. Eventuali contestazioni devono essere comunicate per iscritto entro __________ giorni dalla ricezione della fattura.
Art. 10 – Responsabilità e limitazioni
1. Le parti rispondono dei danni causati per colpa o negligenza nell’esecuzione della presente convenzione.
2. L’Hotel non è responsabile per oggetti di valore lasciati incustoditi nelle camere se non depositati presso la reception secondo le procedure dell’albergo.
3. La responsabilità per danni indiretti o perdita di profitto è esclusa salvo diverso accordo scritto.
Art. 11 – Privacy
1. Le parti si impegnano a rispettare la normativa sulla protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale). Il titolare del trattamento per i dati gestiti in esecuzione della presente convenzione è: __________.
2. Per informazioni sul trattamento dei dati contattare: __________.
Art. 12 – Forza maggiore
Nessuna delle parti sarà ritenuta responsabile per l’inadempimento dovuto a caso fortuito o forza maggiore, quali, a titolo esemplificativo, calamità naturali, incendi, scioperi, misure di autorità pubbliche, pandemie, ecc. In tali casi le parti si incontreranno per concordare soluzioni alternative.
Art. 13 – Riservatezza
Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali scambiate in relazione alla presente convenzione e a non divulgarle a terzi senza consenso scritto della controparte, salvo obblighi di legge.
Art. 14 – Risoluzione della convenzione
1. La convenzione può essere risolta per inadempimento da una delle parti previa comunicazione scritta e concessione di un termine di cure di __________ giorni.
2. In caso di risoluzione anticipata senza giusta causa la parte inadempiente sarà tenuta a risarcire i danni documentati.
Art. 15 – Modifiche
Qualsiasi modifica alla presente convenzione dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
Art. 16 – Comunicazioni
Le comunicazioni tra le parti dovranno essere inviate a:
– Hotel: e-mail __________, indirizzo __________;
– Associazione: e-mail __________, indirizzo __________.
Art. 17 – Legislazione applicabile e foro competente
La presente convenzione è regolata dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione della presente convenzione sarà competente in via esclusiva il Foro di __________, salvo diverso accordo scritto.
Art. 18 – Disposizioni finali
La presente convenzione comprende tutti gli accordi tra le parti in merito all’oggetto e sostituisce ogni precedente intesa. Eventuali allegati fanno parte integrante della convenzione: Allegato A (tabella penali): __________; Allegato B (servizi dettagliati): __________.
Luogo e data
Luogo: __________
Data: __________
Per l’Hotel
Firma: _____________________________
Nome e qualifica: __________
Firma leggibile: __________
Per l’Associazione
Firma: _____________________________
Nome e qualifica: __________
Firma leggibile: __________
Allegati:
– Allegato A: __________
– Allegato B: __________