Fac simile convenzione per attività volontariato tra enti
Una convenzione chiara e ben strutturata è lo strumento che trasforma la buona volontà in azione concreta: non solo disciplina i rapporti tra enti, ma tutela i volontari, garantisce la qualità dei servizi e riduce i rischi giuridici e operativi. Questa guida offre indicazioni pratiche e operative per redigere una convenzione efficace per attività di volontariato tra enti pubblici e/o privati, valorizzando trasparenza, responsabilità e conformità alla normativa vigente.
Affronteremo i punti essenziali che ogni accordo dovrebbe contenere — oggetto e finalità dell’attività, durata e modalità di esecuzione, ruoli e responsabilità delle parti, requisiti e diritti dei volontari, coperture assicurative, gestione dei dati personali e aspetti di sicurezza — spiegando perché ciascun elemento è importante e proponendo formulazioni chiare e adattabili. Lo scopo è fornire uno schema pratico che faciliti la negoziazione e la formalizzazione dell’intesa, evitando ambiguità che possono compromettere la collaborazione.
La guida è pensata per responsabili di enti, operatori che coordinano volontari e consulenti legali: combina considerazioni giuridiche essenziali con suggerimenti operativi per la stesura e la gestione successiva della convenzione, promuovendo rapporti duraturi e pienamente conformi alle normative e ai principi etici del volontariato.
Come scrivere convenzione per attività volontariato tra enti
Per redigere una convenzione per attività di volontariato tra enti occorre procedere con cura, con linguaggio chiaro e con una struttura che renda espliciti scopi, ruoli, responsabilità operative e limiti di ciascuna parte. All’inizio del testo è utile definire in modo preciso le parti contraenti e includere una sezione di definizioni per i termini ricorrenti: “volontario”, “attività”, “ente promotore”, “ente ospitante” e ogni altro concetto che potrebbe essere interpretato in modo diverso. La definizione condivisa evita ambiguità successive e facilita l’applicazione pratica della convenzione. Subito dopo va illustrato l’oggetto della convenzione con precisione: non bastano enunciazioni generiche, ma è meglio descrivere le tipologie di attività, il luogo o i luoghi in cui si svolgeranno, le finalità sociali e gli eventuali limiti operativi, in modo che sia chiaramente comprensibile ciò che ciascun ente si impegna a realizzare.
La durata e le modalità di rinnovo o cessazione devono essere trattate con altrettanta attenzione. È importante indicare la data di inizio e di termine, le condizioni per il rinnovo tacito o espresso, nonché le ipotesi in cui ciascuna parte può recedere anticipatamente, con quali preavvisi e con quali effetti pratici per i volontari già in servizio. Parallelamente va inserita una clausola che chiarisca il rapporto tra volontariato e lavoro subordinato: la convenzione deve esplicitare che il rapporto con i volontari non costituisce rapporto di lavoro subordinato né comporta obblighi retributivi, salvo il rimborso spese secondo quanto previsto e documentato, conformemente alla normativa vigente, evitando così possibili contestazioni di natura contributiva o fiscale.
La ripartizione delle responsabilità operative è il cuore del documento. Ciascun ente deve avere compiti descritti in modo concreto: chi provvede al reclutamento e alla selezione dei volontari, chi eroga la formazione iniziale e continua, chi garantisce la supervisione giornaliera, chi gestisce la parte amministrativa e assicurativa, e come avviene la sostituzione in caso di assenze. Sul piano pratico, le obbligazioni devono essere misurabili e temporizzate, per esempio indicando la frequenza degli incontri di coordinamento, i criteri di verifica delle competenze e le modalità di valutazione dell’attività svolta. È buona prassi allegare alla convenzione come allegati tecnici i profili operativi dei volontari, i piani formativi e i protocolli di accoglienza, in modo che la parte normativa resti snella mentre la parte operativa sia dettagliata e aggiornabile.
Aspetti delicati come sicurezza, salute e tutela dei minori o di persone vulnerabili richiedono clausole dedicate. La convenzione deve richiamare l’obbligo di rispettare le normative in materia di sicurezza sul lavoro e di adottare le misure di prevenzione necessarie, prevedendo anche la verifica dei requisiti sanitari quando richiesto dalla natura dell’attività. Nel caso di attività con minori o persone fragili, occorre definire strumenti di selezione più stringenti, prevedere controlli dei precedenti e modalità di supervisione più strette. Inoltre è essenziale chiarire la copertura assicurativa: specificare quali rischi sono coperti, quale ente si occupa di stipulare le polizze, i massimali, ed esigere la produzione di certificati di polizza come allegato alla convenzione.
Il trattamento dei dati personali merita una disciplina puntuale, alla luce del GDPR e della normativa nazionale. La convenzione dovrebbe indicare chi è titolare del trattamento, chi eventualmente è responsabile, le finalità del trattamento dei dati dei volontari e dei beneficiari, i tempi di conservazione, le misure di sicurezza adottate e le modalità di esercizio dei diritti da parte degli interessati. Quando uno degli enti tratta i dati per conto dell’altro, è opportuno allegare o integrare un accordo operativo sulla protezione dei dati (Data Processing Agreement) che specifichi istruzioni, misure tecnico-organizzative e sub-responsabilità.
Le clausole sulla responsabilità e sull’indennizzo vanno calibrate con attenzione: la convenzione deve prevedere chi risponde per danni causati dai volontari o a terzi nello svolgimento delle attività, eventuali limiti di responsabilità compatibili con la legge, e obblighi di indennizzo per comportamenti colposi o dolosi. È prassi inserire anche una clausola che imponga la tempestiva comunicazione di sinistri e la cooperazione nella gestione delle pratiche assicurative. Disposizioni chiare su rimborso spese, eventuali rimborsi forfettari o documentati, e le modalità di rendicontazione evitano incomprensioni e incidono sulla trasparenza finanziaria.
Per la gestione operativa e il monitoraggio è utile prevedere obblighi di rendicontazione e misurazione dei risultati: frequenza dei report, indicatori minimi di attività, riunioni di verifica e la possibilità di effettuare audit congiunti o visite in loco. Queste previsioni favoriscono l’accountability e permettono di intervenire per correggere scostamenti rispetto agli obiettivi. La modifica della convenzione deve avere una procedura formale: indicare come le parti possono concordare variazioni, con quali modalità e con quale forma scritta, e prevedere anche un meccanismo di risoluzione delle controversie che favorisca la composizione amichevole, eventualmente con mediazione, prima di ricorrere al giudice competente e al diritto applicabile.
Non trascurare gli aspetti comunicativi e di immagine: stabilire regole sull’uso dei loghi, sulla comunicazione istituzionale relativa all’attività e sulla gestione dei contenuti fotografici o audiovisivi, con esplicito consenso dei volontari quando necessario. Infine, la parte formale della convenzione dovrebbe contenere le modalità di sottoscrizione, l’indicazione dei rappresentanti legali, i recapiti per le notifiche e l’elencazione degli allegati costituenti parte integrante del contratto. Per contenuti particolarmente rilevanti come profili di ruolo, piani formativi, schede per il consenso al trattamento dei dati, moduli di rendicontazione e polizze assicurative, è preferibile inserire tali documenti come allegati numerati che possono essere aggiornati con procedure concordate.
Pur fornendo un quadro esaustivo, è sempre consigliabile sottoporre la bozza definitiva a verifica legale da parte di un esperto in diritto del lavoro e privacy e, se necessario, a parere di organismi di controllo del terzo settore o di associazioni di categoria, così da garantire conformità normativa e praticabilità operativa nella realtà concreta in cui la convenzione sarà attuata.
Fac simile convenzione per attività volontariato tra enti
CONVENZIONE PER ATTIVITÀ DI VOLONTARIATO TRA ENTI
Tra
1) L’Ente Promotore: __________, con sede legale in __________, codice fiscale / partita IVA __________, rappresentato legalmente da __________ nella sua qualità di __________ (di seguito “Ente Promotore”);
e
2) L’Ente Partner / Accogliente: __________, con sede legale in __________, codice fiscale / partita IVA __________, rappresentato legalmente da __________ nella sua qualità di __________ (di seguito “Ente Partner”),
congiuntamente denominate “Parti” e singolarmente “Parte”,
premesso che
– l’Ente Promotore è impegnato in attività di volontariato finalizzate a __________;
– l’Ente Partner dispone delle strutture e delle competenze per accogliere e coordinare i volontari nello svolgimento delle attività indicate;
– le Parti intendono disciplinare reciprocamente ruoli, obblighi e responsabilità riguardanti l’impegno dei volontari,
si conviene e si stipula quanto segue.
Art. 1 – Oggetto
1. La presente convenzione ha per oggetto la collaborazione tra le Parti per l’organizzazione e lo svolgimento di attività di volontariato consistenti in: __________, come meglio descritto nell’Allegato A, che forma parte integrante della presente convenzione.
Art. 2 – Finalità
1. Le attività di volontariato hanno finalità di: __________.
2. Le attività saranno realizzate nel rispetto dei principi di gratuità, responsabilità sociale, inclusione e non discriminazione.
Art. 3 – Durata
1. La presente convenzione ha durata dal __________ al __________, salvo proroga concordata per iscritto tra le Parti.
2. Ciascuna Parte può recedere dalla convenzione con un preavviso scritto di __________ giorni, salvo diverso accordo tra le Parti.
Art. 4 – Numero e caratteristiche dei volontari
1. Il numero massimo di volontari impegnati nell’ambito della presente convenzione è pari a __________.
2. I volontari dovranno possedere i requisiti di idoneità indicati nell’Allegato B e sottoscrivere il modulo di adesione e accettazione delle regole previste dalla presente convenzione.
Art. 5 – Compiti e responsabilità delle Parti
1. Compiti dell’Ente Promotore:
a) selezionare e proporre i volontari in conformità ai requisiti concordati: __________;
b) fornire documentazione preliminare sui volontari: __________;
c) garantire la copertura assicurativa prevista per i volontari ove prevista a proprio carico/come specificato in Allegato C: __________.
2. Compiti dell’Ente Partner:
a) accogliere i volontari e garantirne l’inserimento operativo presso le strutture indicate: __________;
b) designare un responsabile operativo per il coordinamento delle attività: __________;
c) assicurare formazione specifica, supervisione e supporto logistico come descritto nell’Allegato D.
Art. 6 – Formazione e informazione
1. Le Parti concordano che prima dell’inizio delle attività i volontari riceveranno una formazione/informazione su: diritti e doveri, sicurezza sul lavoro, privacy, e specifiche operative relative all’attività. Il programma formativo è allegato come Allegato D.
2. La durata minima della formazione è di __________ ore/giornate, salvo diversa indicazione concordata per iscritto.
Art. 7 – Sicurezza e tutela della salute
1. L’Ente Partner si impegna a garantire il rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza e salute nei luoghi di lavoro, inclusa la valutazione dei rischi e le misure di prevenzione per i volontari.
2. I volontari si impegnano a rispettare le procedure di sicurezza e le disposizioni impartite dai responsabili individuati dall’Ente Partner.
Art. 8 – Assicurazione e responsabilità
1. Le Parti dichiarano di avere provveduto/di provvedere a una copertura assicurativa per responsabilità civile verso terzi e infortuni dei volontari come indicato in Allegato C: __________.
2. Restano ferme le eventuali responsabilità derivanti da dolo o colpa grave delle Parti o dei rispettivi rappresentanti.
Art. 9 – Trattamento dei dati personali
1. Le Parti si impegnano a rispettare le norme vigenti in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale).
2. I dati personali dei volontari saranno trattati per le finalità connesse all’attuazione della presente convenzione e secondo quanto indicato nell’Allegato E (informativa e consenso): __________.
Art. 10 – Rimborso spese e contributi
1. Eventuali rimborsi spese ai volontari (es. trasporto, pasti) saranno regolati come da Allegato F: __________.
2. Le Parti concordano che non è previsto compenso economico per le attività volontarie, salvo quanto diversamente stabilito per iscritto.
Art. 11 – Monitoraggio, valutazione e rendicontazione
1. Le Parti si impegnano a monitorare lo svolgimento delle attività e a redigere relazioni periodiche secondo le modalità e tempistiche indicate in Allegato G: __________.
2. Eventuali segnalazioni, criticità o necessità di modifica delle attività saranno comunicate per iscritto tra i referenti indicati all’Art. 12.
Art. 12 – Referenti
1. Per l’Ente Promotore:
Nome e funzione: __________
Recapito telefonico: __________
Indirizzo email: __________
2. Per l’Ente Partner:
Nome e funzione: __________
Recapito telefonico: __________
Indirizzo email: __________
Art. 13 – Riservatezza
1. Le Parti e i volontari si impegnano a mantenere riservate le informazioni confidenziali acquisite nell’ambito dell’esecuzione della presente convenzione, salvo obbligo di legge o consenso della Parte titolare.
Art. 14 – Risoluzione e penali
1. In caso di inadempimento di una delle Parti, la Parte adempiente può richiedere la risoluzione della convenzione previa intimazione scritta a provvedere entro __________ giorni.
2. Eventuali sanzioni o penali sono disciplinate come specificato in Allegato H: __________.
Art. 15 – Modifiche e integrazioni
1. Ogni modifica o integrazione alla presente convenzione sarà valida solo se concordata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
Art. 16 – Controversie e legge applicabile
1. La presente convenzione è disciplinata dalla legge italiana.
2. Per le controversie derivanti dall’interpretazione o esecuzione della presente convenzione le Parti convengono la competenza esclusiva del Foro di __________, salvo tentativo obbligatorio di conciliazione preventiva presso __________.
Art. 17 – Allegati
1. La presente convenzione comprende i seguenti Allegati, che ne costituiscono parte integrante:
– Allegato A: Descrizione dettagliata delle attività: __________
– Allegato B: Requisiti e modulo di adesione dei volontari: __________
– Allegato C: Coperture assicurative: __________
– Allegato D: Programma di formazione: __________
– Allegato E: Informativa privacy e consenso: __________
– Allegato F: Modalità di rimborso spese: __________
– Allegato G: Modalità di monitoraggio e rendicontazione: __________
– Allegato H: Clausole penali (se applicabili): __________
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: __________
Per l’Ente Promotore
Nome: __________
Qualifica: __________
Firma: __________
Per l’Ente Partner
Nome: __________
Qualifica: __________
Firma: __________