Fac simile convenzione privata tra cooperative sociali
Le convenzioni private tra cooperative sociali sono strumenti pratici per disciplinare rapporti di collaborazione, gestione di servizi e progetti condivisi, garantendo trasparenza, responsabilità e tutela degli utenti. Questa guida offre un percorso operativo per costruire una convenzione chiara e bilanciata: definire scopi e ambito, attribuire ruoli e responsabilità, stabilire modalità economiche e di rendicontazione, regolare durata, rinnovo e recesso, e prevedere meccanismi per la gestione dei conflitti. Particolare attenzione è dedicata alla protezione dei beneficiari, al rispetto delle normative vigenti e alla coerenza con gli statuti cooperativi. Linguaggio semplice, clausole misurabili e procedure pratiche riducono i rischi di contenzioso e facilitano l’efficace attuazione degli accordi. Al termine troverai modelli commentati e suggerimenti per adattare la convenzione al contesto locale: ricordati però di farla verificare da un consulente legale prima della sottoscrizione.
Come scrivere convenzione privata tra cooperative sociali
Prima di iniziare ti avverto che quanto segue è una guida di carattere informativo e non sostituisce il parere di un avvocato o di un consulente esperto di diritto societario e del settore sociale: è opportuno far revisionare e adattare il testo da un professionista prima della sottoscrizione. Detto questo, per redigere una convenzione privata fra cooperative sociali è importante procedere con rigore terminologico e logico, costruendo il documento come un insieme organico di clausole che definiscano chiaramente il rapporto, i limiti della collaborazione, le responsabilità delle parti e le modalità operative e amministrative che regoleranno lo svolgimento dell’attività comune.
Il primo blocco del contratto dovrebbe identificare con precisione le parti contraenti: indicare la ragione sociale completa di ciascuna cooperativa, la sede legale, il riferimento al numero di iscrizione al Registro delle Imprese e al codice fiscale/partita IVA, nonché il legale rappresentante con i poteri di sottoscrizione. Subito dopo è utile inserire una clausola che espliciti l’oggetto della convenzione in termini chiari e non ambigui: descrivere cosa intendono realizzare le cooperative insieme, quali servizi o attività saranno svolti in comune, il perimetro territoriale, i gruppi di beneficiari o utenti coinvolti e gli eventuali vincoli normativi o autorizzativi a cui l’attività è subordinata.
Una sezione fondamentale è quella delle definizioni. Inserire un breve elenco di termini chiave usati ripetutamente nel testo e attribuire loro un significato univoco evita ambiguità interpretative. Termini come “Servizi”, “Parte”, “Convenzione”, “Periodo di Esecuzione”, “Utenti”, “Responsabile del Progetto”, “Documentazione di Riferimento” dovrebbero essere esplicitati; la loro definizione costituisce la chiave per costruire clausole precise nelle parti successive del contratto.
La disciplina operativa merita particolare attenzione: è qui che si stabiliscono i compiti e i doveri concreti delle cooperative. Va precisato chi è responsabile della progettazione, dell’erogazione e del coordinamento dei servizi; come saranno ripartite le mansioni (compiti gestionali, amministrativi, sanitari o educativi, in base alla natura del servizio), la gestione del personale e le eventuali procedure di distacco o messa a disposizione di operatori. Se una cooperativa mette a disposizione locali o mezzi, il contratto deve contenere la descrizione dello stato dei beni, le modalità di utilizzo, la responsabilità per manutenzioni ordinarie e straordinarie, nonché la disciplina per eventuali danneggiamenti. La convenzione dovrà poi disciplinare la qualità del servizio da erogare, stabilendo standard, indicatori di risultato e modalità di rendicontazione periodica: prevedere indicatori misurabili (KPI), frequenza dei report, formato delle relazioni e responsabilità dei soggetti incaricati al monitoraggio consente di mantenere trasparenza e valutabilità della collaborazione.
La parte economica è cruciale e va esplicitata con rigore. La convenzione deve indicare la natura dei rapporti economici tra le cooperative: se si tratta di ripartizione di costi, di mutuo soccorso, di prestazioni retribuite o di gestione unitaria di entrate provenienti da committenti pubblici o privati. Devono essere chiariti importi, tariffe, criteri di ripartizione dei costi e dei ricavi, modalità di fatturazione, termini di pagamento, possibilità di compensazione e modalità di rendicontazione contabile. Se la cooperazione comporta l’accesso a finanziamenti pubblici o a convenzioni con enti terzi, il testo deve prevedere chi assume l’onere di adempiere agli obblighi amministrativi e contabili imposti dai finanziatori, come ad esempio rendicontazioni, certificazioni dei costi e conservazione della documentazione. È importante disciplinare l’IVA e gli aspetti fiscali rilevanti alla natura delle prestazioni, nonché eventuali ritenute o anticipazioni di spesa, stabilendo chi sostiene spese correnti e come queste verranno rimborsate.
Le responsabilità civili e penali devono essere oggetto di una clausola specifica che chiarisca la misura della responsabilità di ciascuna cooperativa nei confronti degli utenti, dei terzi e delle stesse parti contraenti. È opportuno definire forme di tutela reciproca mediante garanzie e polizze assicurative: indicare il tipo di assicurazione richiesta (ad esempio responsabilità civile verso terzi, RCT, responsabilità professionale), massimali minimi e obbligo di esibizione delle polizze. La disciplina dei danni e delle ipotesi di responsabilità per inadempimento o colpa dovrà prevedere anche modalità di indennizzo e, se appropriato, limiti alle responsabilità economiche condivise. Parimenti va stabilito il regime delle penali per inadempimenti gravi e le modalità di contestazione delle stesse.
La protezione dei dati personali e la riservatezza rivestono un ruolo centrale, in particolare quando si trattano informazioni sensibili degli utenti. Oltre a inserire un impegno generale alla riservatezza, la convenzione dovrebbe definire ruoli e responsabilità ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR): individuare chi è titolare del trattamento, eventuali responsabili esterni, le finalità del trattamento, le misure di sicurezza tecniche e organizzative, il periodo di conservazione dei dati e le modalità di esercizio dei diritti degli interessati. Prevedere clausole che obblighino le parti a conformarsi a misure di sicurezza minime e a notificare le violazioni di dati entro termini certi è fondamentale. Se il rapporto comporta la condivisione di materiali, procedure o know-how, regolare anche la proprietà intellettuale, le licenze d’uso e i vincoli di non divulgazione, specificando chiaramente se i risultati dell’attività comune resteranno di proprietà comune o verranno attribuiti a una delle parti.
La gestione delle modifiche contrattuali e la durata della convenzione richiedono attenzione. Indicare la data di entrata in vigore, la durata iniziale e le eventuali proroghe automatiche o su richiesta, nonché le modalità di rinnovo e recesso anticipato. La clausola di recesso dovrebbe stabilire i termini di preavviso, le conseguenze economiche del recesso e la procedura di estinzione delle prestazioni in corso; prevedere anche trasferimenti programmati degli utenti o delle pratiche aperte per evitare interruzioni dei servizi. È consigliabile inserire una clausola di risoluzione per inadempimento che disciplini le ipotesi in cui una delle parti possa legittimamente risolvere il contratto, i termini per sanare la violazione e gli effetti della risoluzione.
Un’altra parte rilevante riguarda la disciplina delle subforniture, dei trasferimenti di attività o di cessione del contratto. Deve essere stabilito se è consentita la subappaltazione o la cessione del rapporto a terzi e in quali condizioni, includendo obblighi di previa comunicazione o consenso scritto. Se la convenzione prevede attività soggette a autorizzazioni pubbliche, indicare la responsabilità di ognuna delle cooperative nell’ottenimento e mantenimento di tali autorizzazioni e cosa accade nel caso di revoca o sospensione di permessi essenziali.
La risoluzione delle controversie e la legge applicabile non possono essere trascurate. Prevedere procedure di composizione amichevole, come il tentativo obbligatorio di mediazione o conciliazione, può salvaguardare le relazioni cooperative e ridurre i costi di contenzioso. Stabilire la legge applicabile e, se necessario, il foro competente o un arbitrato, con una formulazione precisa sul luogo e sulle regole procedurali, garantirà certezza in caso di controversia.
Gli allegati integrano la convenzione e dovrebbero essere richiamati esplicitamente nel corpo del contratto. Allegare documenti quali il piano operativo con tempistiche e responsabilità, il budget dettagliato, i moduli di rendicontazione, i regolamenti interni concordati, l’elenco del personale coinvolto con profili professionali, nonché eventuali schede servizio e modelli di report, aiuta a trasformare obblighi generali in istruzioni operative efficaci. Le modalità di conservazione dei documenti e di accesso da parte delle parti per fini di verifica andrebbero anch’esse regolate.
Per la forma e la sottoscrizione è prassi che la convenzione venga redatta in forma scritta e firmata dai legali rappresentanti delle cooperative, con indicazione del luogo e della data. È opportuno specificare il numero di copie e la decorrenza degli effetti dalla firma o da una data diversamente pattuita. Se necessario, è possibile prevedere l’autenticazione delle firme o la registrazione del documento presso un notaio o la sua trasmissione registrata, in particolare quando la convenzione incide su rapporti con enti pubblici o comporta trasferimenti patrimoniali.
Dal punto di vista stilistico e di redazione, privilegiare frasi chiare, termini coerenti e formule tecniche consolidate riduce il rischio di contenziosi interpretativi. Evitare ambiguità lessicali, controllare la coerenza tra le clausole economiche e quelle operative, e prevedere rinvii chiari agli allegati sono pratiche che aumentano l’efficacia del contratto. Infine, prima della firma è essenziale una verifica di conformità normativa: assicurarsi che la convenzione non contrasti con lo statuto delle cooperative, con obblighi derivanti da partecipazioni pubbliche o con normative settoriali specifiche; coinvolgere il collegio sindacale o gli organi sociali eventualmente previsti dallo statuto rafforza la validità e la trasparenza dell’accordo.
Se desideri, posso anche predisporre un esempio di formulazione testuale per le principali clausole — oggetto, durata, obblighi delle parti, corrispettivi, privacy, responsabilità, risoluzione delle controversie — adattandolo alle caratteristiche specifiche delle cooperative coinvolte (tipo di servizio, dimensioni, finanziamento pubblico o privato).
Fac simile convenzione privata tra cooperative sociali
CONVENZIONE PRIVATA TRA COOPERATIVE SOCIALI
L’anno __________, il giorno __________ del mese di __________,
tra
1) La Cooperativa Sociale __________, con sede legale in __________, Via/Piazza __________ n. __________, C.F./P.IVA __________, iscritta al Registro delle Imprese di __________ al n. __________, rappresentata legalmente da __________ in qualità di __________ (di seguito “Cooperativa A”);
e
2) La Cooperativa Sociale __________, con sede legale in __________, Via/Piazza __________ n. __________, C.F./P.IVA __________, iscritta al Registro delle Imprese di __________ al n. __________, rappresentata legalmente da __________ in qualità di __________ (di seguito “Cooperativa B”);
(Collettivamente le “Parti” e ciascuna una “Parte”)
PREMESSO CHE
– le Parti sono cooperative sociali iscritte nelle forme e nei registri previsti dalla normativa vigente;
– le Parti intendono collaborare per lo svolgimento in comune di attività di natura sociale e/o servizi rivolti a __________;
– le Parti desiderano disciplinare i rapporti reciproci mediante la presente convenzione;
Tutto ciò premesso, si conviene e si stipula quanto segue.
Art. 1 – Oggetto
1. La presente convenzione ha per oggetto la collaborazione tra le Parti per __________, secondo il progetto operativo allegato come Allegato A (di seguito il “Progetto”).
Art. 2 – Durata
1. La presente convenzione ha durata dal __________ al __________, salvo quanto previsto dall’art. 15 per la risoluzione anticipata.
2. Eventuali proroghe dovranno essere concordate per iscritto tra le Parti mediante apposito atto.
Art. 3 – Sede operativa e territorialità
1. Le attività oggetto della presente saranno svolte presso __________ e, più in generale, nel territorio di __________.
2. Eventuali sedi operative aggiuntive saranno concordate per iscritto.
Art. 4 – Obblighi delle Parti
1. La Cooperativa A si impegna a:
a) __________;
b) __________;
c) fornire il personale necessario secondo le modalità contenute in Allegato B.
2. La Cooperativa B si impegna a:
a) __________;
b) __________;
c) garantire la disponibilità delle attrezzature e dei locali indicati in Allegato C.
Art. 5 – Coordinamento e governance
1. Le Parti istituiscono un Comitato di Coordinamento composto da un rappresentante per ciascuna Parte, indicati rispettivamente in __________ e in __________, con il compito di:
a) monitorare l’attuazione del Progetto;
b) approvare piani operativi e modifiche di dettaglio;
c) risolvere le eventuali criticità operative.
2. Il Comitato si riunirà con cadenza __________ o su convocazione di una delle Parti con preavviso di __________ giorni.
Art. 6 – Risorse finanziarie e rendicontazione
1. Le Parti convengono le seguenti modalità di finanziamento del Progetto:
a) Contributo della Cooperativa A: __________ (euro) da versare secondo le scadenze e modalità indicate in Allegato D.
b) Contributo della Cooperativa B: __________ (euro) da versare secondo le scadenze e modalità indicate in Allegato D.
2. Le Parti terranno una contabilità separata relativa alle entrate e uscite del Progetto e predisporranno rendiconti trimestrali da trasmettere al Comitato di Coordinamento.
3. Le spese saranno documentate mediante fatture, ricevute o documenti fiscali idonei; la mancata documentazione comporterà l’impossibilità di rendicontare la spesa.
Art. 7 – Personale
1. Il personale impiegato nell’ambito del Progetto rimarrà alle dipendenze della Parte che lo assume e sarà da questa retribuito e gestito secondo le normative applicabili.
2. Le Parti si impegnano a rispettare le normative in materia di salute e sicurezza sul lavoro, nonché la normativa previdenziale e assicurativa.
Art. 8 – Beni materiali e attrezzature
1. I beni materiali e le attrezzature utilizzate per l’esecuzione del Progetto saranno di proprietà di __________; l’uso comune sarà disciplinato come indicato in Allegato C.
2. Eventuali acquisti per il Progetto saranno concordati e rendicontati secondo quanto previsto nell’Allegato D.
Art. 9 – Trattamento dei dati personali
1. Le Parti si impegnano a trattare i dati personali acquisiti nell’ambito dell’esecuzione del Progetto in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 e alla normativa nazionale vigente.
2. Le Parti definiranno, se necessario, un accordo separato per il trattamento congiunto o condiviso dei dati.
Art. 10 – Riservatezza
1. Le Parti si obbligano a mantenere riservate le informazioni di carattere confidenziale acquisite nell’esecuzione della presente convenzione e a non divulgarle a terzi senza il preventivo consenso scritto della Parte interessata, salvo obblighi di legge.
Art. 11 – Proprietà intellettuale
1. I risultati, i prodotti e i materiali realizzati nell’ambito del Progetto saranno di proprietà __________; le modalità di sfruttamento e uso da parte delle Parti sono disciplinate in Allegato E.
Art. 12 – Responsabilità, assicurazioni e oneri
1. Ciascuna Parte è responsabile per i fatti e le omissioni del proprio personale.
2. Le Parti si impegnano a stipulare e mantenere in essere polizze assicurative adeguate per responsabilità civile e rischio professionale, con massimali minimi di __________ per sinistro.
3. Le Parti si manlevano reciprocamente da danni causati da dolo o colpa grave.
Art. 13 – Controversie e foro competente
1. Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione e risoluzione della presente convenzione le Parti si impegnano preliminarmente a esperire un tentativo obbligatorio di mediazione presso __________.
2. Qualora la mediazione non abbia esito positivo, la controversia sarà devoluta alla competenza esclusiva del Foro di __________.
Art. 14 – Modifiche
1. Ogni modifica o integrazione alla presente convenzione sarà valida solo se concordata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
Art. 15 – Recesso e risoluzione
1. Ciascuna Parte può recedere anticipatamente dalla presente convenzione con preavviso scritto di __________ giorni.
2. La violazione degli obblighi essenziali di cui agli artt. 4, 6 e 7 darà diritto alla Parte non inadempiente di risolvere la convenzione, previa comunicazione scritta e assegnazione di un termine di __________ giorni per porre rimedio.
Art. 16 – Effetti della cessazione
1. In caso di cessazione della presente convenzione le Parti definiranno congiuntamente le modalità di chiusura del Progetto, il trasferimento o la restituzione di beni e documentazione e la rendicontazione finale secondo quanto previsto in Allegato D.
Art. 17 – Comunicazioni
1. Tutte le comunicazioni relative alla presente convenzione dovranno essere effettuate per iscritto e inviate ai seguenti recapiti:
– Per la Cooperativa A: __________, PEC __________, e-mail __________, telefono __________.
– Per la Cooperativa B: __________, PEC __________, e-mail __________, telefono __________.
Art. 18 – Disposizioni finali
1. La presente convenzione costituisce l’intero accordo tra le Parti in relazione all’oggetto qui descritto e sostituisce ogni precedente intesa, scritta o verbale.
2. L’eventuale invalidità parziale di una o più clausole della presente non comporterà l’invalidità dell’intero atto, che resterà valido per la parte non interessata.
Art. 19 – Allegati
1. La seguente documentazione costituisce parte integrante della presente convenzione:
– Allegato A: Progetto operativo e obiettivi;
– Allegato B: Elenco del personale e profili professionali;
– Allegato C: Elenco e stato dei beni e delle sedi operative;
– Allegato D: Piano finanziario e modalità di rendicontazione;
– Allegato E: Regole sulla proprietà intellettuale;
– Allegato F: Altro __________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo __________, data __________
Per la Cooperativa Sociale __________
Il legale rappresentante: __________
Firma: __________________________
Per la Cooperativa Sociale __________
Il legale rappresentante: __________
Firma: __________________________
Testimoni (se richiesto)
1) Nome e cognome: __________ – Firma: __________________________
2) Nome e cognome: __________ – Firma: __________________________
Registro e protocolli interni
Numero di protocollo Cooperativa A: __________
Numero di protocollo Cooperativa B: __________