Fac simile accettazione incarico RLS
Accettare l’incarico di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza è un atto che coniuga responsabilità civili e diritti sanciti dalla normativa sulla salute e sicurezza sul lavoro: richiede chiarezza, formalità e consapevolezza dei compiti che ne derivano. Questa guida ti accompagna nella redazione di una dichiarazione di accettazione che sia corretta dal punto di vista formale, aderente agli obblighi di legge e utile a tutelare sia il lavoratore nominato sia il datore di lavoro. Troverai indicazioni su contenuti imprescindibili (dati identificativi, ambito dell’incarico, durata e condizioni), tono e linguaggio appropriati, riferimenti normativi essenziali, e modelli pratici adattabili alla tua realtà aziendale. L’obiettivo è fornire uno strumento chiaro e operativo per rendere l’accettazione trasparente, documentata e funzionale all’esercizio del ruolo di RLS.
Come scrivere accettazione incarico RLS
La lettera di accettazione dell’incarico di RLS deve essere redatta con linguaggio chiaro, formale e privo di ambiguità, perché assume valore sia come manifestazione di volontà dell’interessato sia come documento utile per formalizzare i rapporti operativi e i diritti che la normativa in materia di sicurezza sul lavoro riconosce al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. Prima di metterti a scrivere, tieni presente il contesto normativo generale (il Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro, D.Lgs. 81/2008) e la funzione dell’RLS: rappresentare i lavoratori sui temi della prevenzione e della protezione dai rischi, collaborare con il servizio di prevenzione e protezione e promuovere iniziative utili alla sicurezza. La lettera non deve sovrapporsi a compiti gestionali dell’impresa né assumere deleghe di responsabilità che ricadono sul datore di lavoro; al contrario, deve ribadire la disponibilità a svolgere il ruolo attribuito e, se necessario, definire limiti e modalità di esercizio.
Nel corpo della comunicazione è opportuno indicare in modo preciso i dati identificativi: il nome completo del lavoratore che accetta, la qualifica o il reparto di appartenenza, il nome del datore di lavoro o della ragione sociale dell’azienda e il luogo e la data di redazione. Va espressa con chiarezza la dichiarazione di accettazione dell’incarico di RLS, specificando se l’incarico riguarda l’intera azienda o una singola unità produttiva, e indicando, se già concordato, la decorrenza dell’incarico. È utile inserire un richiamo alla normativa vigente che giustifica il ruolo (ad esempio menzionando il Testo Unico sulla sicurezza) e una frase che dichiari la volontà di agire nell’esclusivo interesse della salute e sicurezza dei lavoratori, collaborando con le figure aziendali competenti (RSPP, medico competente, dirigenti, preposti) e partecipando agli incontri e alle attività previste.
La lettera deve anche toccare aspetti pratici e richieste operative senza entrare in formato di elenco: chiedi espressamente che ti siano riconosciuti i tempi necessari per svolgere le funzioni di rappresentante, con riferimento alla possibilità di usufruire di permessi o distacchi previsti, e sollecita la programmazione della formazione specifica prevista dalla normativa, indicando la necessità di ricevere tempestivamente il piano formativo e le informazioni sui corsi. Se ritieni opportuno, dichiara di non avere incompatibilità o conflitti di interesse che possano compromettere l’esercizio dell’incarico; in alternativa, segnala eventuali condizioni particolari che l’azienda dovrebbe conoscere. Puoi aggiungere una richiesta formale di accesso alla documentazione tecnica e ai registri aziendali pertinenti alla sicurezza, sottolineando che tale accesso è funzionale all’attività di rappresentanza e alla tutela dei lavoratori.
Il tono della lettera deve essere rispettoso ma fermo: evita frasi vaghe o generiche e prediligi formulazioni che non lascino spazio a interpretazioni. È preferibile usare frasi brevi e chiare, evitando tecnicismi eccessivi se non strettamente necessari; quando menzioni obblighi o diritti, esprimi le richieste in modo concreto (ad esempio chiedendo la convocazione di incontri sui rischi specifici o il rilascio di copia di valutazioni dei rischi) e proponendo modalità pratiche di comunicazione tra te e il datore di lavoro o l’ufficio risorse umane. Cura la forma: dattiloscritto o stampato su carta intestata, se possibile, con data e luogo ben visibili, e firma autografa a fondo pagina; allega copia di un documento di identità se richiesto o utile per la formalizzazione.
Per proteggere la validità probatoria della tua accettazione è consigliabile inviare la lettera con modalità tracciabile, ad esempio tramite posta raccomandata con avviso di ricevimento o posta elettronica certificata (PEC), e conservarne copia insieme alla ricevuta di avvenuta consegna. Inviare copia anche al servizio risorse umane, al responsabile del servizio di prevenzione e protezione e, se presente, alla Rsu o alle organizzazioni sindacali locali aiuta a rendere l’incarico noto e trasparente all’interno dell’organizzazione. Conserva la documentazione in archivio personale e aziendale, annotando la data di ricezione e ogni eventuale riscontro formale del datore di lavoro.
Di seguito un esempio di testo da cui prendere spunto, adattandolo alla tua situazione concreta e inserendo i dati specifici richiesti: “Alla cortese attenzione della Direzione/Datore di lavoro, con la presente il sottoscritto [nome e cognome], dipendente presso [reparto/ufficio] dell’azienda [ragione sociale], dichiara di accettare l’incarico di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza attribuitogli/eletto in data [data elezione], con decorrenza dal [data]. Accetto l’incarico nella piena consapevolezza dei compiti e dei diritti previsti dalla normativa vigente in materia di salute e sicurezza sul lavoro e mi impegno a svolgere la funzione con diligenza e imparzialità, collaborando con il Servizio di Prevenzione e Protezione, il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e il medico competente. Chiedo formalmente che mi siano garantiti i tempi necessari per lo svolgimento dell’incarico e che mi venga assicurata la partecipazione alla formazione specifica prevista, nonché il pieno accesso alle informazioni e alla documentazione necessarie per l’esercizio delle funzioni di RLS, quali valutazioni dei rischi, DVR, registro infortuni e le segnalazioni relative alla sicurezza. Dichiaro di non essere a conoscenza di incompatibilità che possano ostacolare lo svolgimento del mandato; qualora emergessero situazioni di conflitto, mi impegno a segnalarle tempestivamente. Restando a disposizione per concordare insieme le modalità operative e gli incontri necessari, porgo distinti saluti. Luogo, data Firma”.
Dopo l’invio della comunicazione è buona prassi sollecitare una conferma di ricezione e, se non perviene, chiedere un riscontro scritto che attesti la presa in carico dell’incarico da parte dell’azienda. Pianifica un primo incontro operativo con le figure aziendali competenti per concordare il calendario delle attività, gli strumenti di comunicazione e la partecipazione ai percorsi formativi; questa prima interlocuzione serve a chiarire reciprocamente ruoli, tempi e risorse, evitando incomprensioni future. Seguendo questi criteri la tua accettazione sarà formale, completa e funzionale all’efficace svolgimento del ruolo di RLS.
Fac simile accettazione incarico RLS
Luogo: __________
Data: __________
Alla cortese attenzione del
Datore di Lavoro / Direzione Aziendale
Azienda/Ente: __________
Sede: __________
OGGETTO: Accettazione incarico di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS)
Il/La sottoscritto/a
Nome e Cognome: __________
Nato/a a: __________ il: __________
Codice fiscale: __________
Residente in: __________ (Via/Piazza, n. __________, CAP: __________, Città: __________)
Dipendente presso: __________
Qualifica/ mansione: __________
Reparto/Unità: __________
Matricola (se applicabile): __________
con la presente
– prende atto della nomina quale Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) comunicata in data __________ con documento/protocollo n. __________;
– accetta formalmente l’incarico di RLS ai sensi del D.lgs. 81/2008 e successive modifiche e integrazioni, impegnandosi a svolgere le funzioni previste dalla normativa vigente e dal regolamento aziendale;
– dichiara di essere disponibile a partecipare alle attività di formazione, informazione e consultazione previste, nonché a collaborare con il Datore di Lavoro, con il Servizio di Prevenzione e Protezione e con il Medico Competente per la promozione della salute e sicurezza sul lavoro;
– si impegna a svolgere l’incarico con diligenza, riservatezza e nel rispetto delle procedure aziendali, segnalando tempestivamente eventuali situazioni di rischio e proponendo misure migliorative;
– l’incarico avrà durata: __________ (indicare termine, durata contrattuale, fino a revoca o fino alla scadenza del mandato sindacale, ecc.) e potrà essere revocato o modificato nei termini previsti dalla normativa e dalle disposizioni aziendali.
Si richiede cortesemente che la presente accettazione venga registrata e annotata nei relativi registri/archivi aziendali e che venga confermato per iscritto l’avvenuto inserimento nel ruolo di RLS.
Distinti saluti.
Firma del/della RLS:
___________________________
Nome e Cognome: __________
Data: __________
Per presa visione e registrazione (Datore di Lavoro / Direzione):
Nome e Cognome: __________
Qualifica: __________
Firma: ______________________
Data: __________