Fac simile convenzione tra associazione e azienda
Una convenzione tra un’associazione e un’azienda traduce in termini chiari e vincolanti un rapporto che può essere di collaborazione, sponsorizzazione, fornitura di servizi o progetti comuni. Questa guida nasce per accompagnare chi deve redigerla — responsabili di associazioni, manager aziendali o consulenti — offrendo strumenti pratici per trasformare obiettivi condivisi in clausole efficaci, evitando ambiguità e rischi inutili.
Partiamo dalle ragioni che rendono una convenzione solida: definizione precisa degli scopi, attribuzione dei ruoli e delle responsabilità, criteri per la gestione economica e per la rendicontazione, regole su proprietà intellettuale, riservatezza e responsabilità civile, nonché disposizioni chiare su durata, rinnovo e recesso. Imparerai come formulare ogni parte in modo lineare, quali termini negoziare prioritariamente e quali elementi richiedono attenzione legale o contabile.
La guida propone una struttura modulare: check-list preliminare, clausole essenziali spiegate con esempi pratici, varianti per diversi tipi di collaborazione e suggerimenti per la negoziazione e la verbalizzazione degli accordi. L’obiettivo è permetterti di redigere una convenzione che tuteli entrambe le parti, favorisca la collaborazione e riduca al minimo i conflitti futuri.
Adatta sempre il modello alla specificità del progetto e, quando la complessità lo richiede (questioni fiscali, responsabilità estese, diritti industriali), integra il testo con una consulenza specialistica. Con chiarezza e metodo, una buona convenzione diventa lo strumento che trasforma un’intesa in risultati concreti.
Come scrivere convenzione tra associazione e azienda
Per redigere una convenzione solida e operativa tra un’associazione e un’azienda è necessario procedere con metodo, curando tanto la struttura formale quanto la chiarezza dei contenuti sostanziali. Prima di tutto occorre individuare con precisione le parti e la loro rappresentanza: la convenzione deve indicare la denominazione completa, la forma giuridica, la sede legale, il codice fiscale e la partita IVA quando presenti, e la persona o le persone munite dei poteri di sottoscrizione e di rappresentanza, con riferimento esplicito agli atti interni dell’associazione (delibera del consiglio direttivo o assemblea) che autorizzano la firma. Una clausola iniziale che definisca il ruolo dell’associazione (ad esempio ente non profit iscritto in un registro) e dell’azienda evita incertezze successive e aiuta a determinare obblighi fiscali e contabili.
È cruciale descrivere in modo dettagliato l’oggetto della convenzione: non limitarsi a espressioni generiche ma specificare attività, prodotti, servizi, azioni previste, tempi di esecuzione, risultati attesi e modalità di controllo. Quando l’accordo prevede la fornitura di servizi o l’implementazione di progetti, allegare un piano operativo e un budget dettagliato come parte integrante del contratto consente di evitare fraintendimenti. Le definizioni, raccolte in una sezione dedicata, devono chiarire termini ricorrenti per garantire uniformità interpretativa; l’uso coerente delle definizioni nel testo è fondamentale. È buona prassi riferirsi agli allegati con precisione, prevedendo che gli allegati hanno pari valore vincolante del corpo principale della convenzione.
La disciplina degli obblighi deve essere bilanciata e misurabile: indicare chi fa cosa, con quali risorse, entro quali scadenze e sotto quali criteri di accettazione. Le modalità di erogazione del servizio o della prestazione vanno descritte con riferimento a parametri tecnici, standard qualitativi e indicatori di performance, prevedendo strumenti di monitoraggio e rapporti periodici che consentano all’azienda di verificare l’adempimento e all’associazione di dimostrare la corretta attuazione. Nei casi in cui l’associazione coinvolga volontari o collaboratori, è opportuno specificare responsabilità in materia di sicurezza sul lavoro, assicurazioni, e rispetto delle normative sul lavoro e contributive, distinguendo chiaramente le attività volontarie da quelle retribuite.
La regolamentazione economica deve essere esplicitata in maniera completa: corrispettivi, modalità di fatturazione, scadenze di pagamento, eventuali anticipi, ritenute o di trattenute, trattamento dell’IVA e altri oneri fiscali. Se previsto un finanziamento a rimborso di costi, indicare le categorie ammissibili e la documentazione richiesta per la rendicontazione, nonché le modalità di verifica e le possibili rettifiche. Per proteggere entrambe le parti, è opportuno inserire meccanismi di garanzia come fideiussioni, cauzioni o ritenute a garanzia dell’esatto adempimento, precisando le condizioni per la loro escussione e la loro restituzione. Le penali per ritardi o inadempimenti devono essere formulate con chiarezza e proporzionalità, tenendo conto del principio di prevedibilità delle conseguenze economiche.
La materia della responsabilità e delle garanzie merita attenzione particolare: occorre stabilire limitazioni di responsabilità e, se previste, esclusioni di danni indiretti o consequenziali, senza tuttavia derogare a obblighi inderogabili per legge o a responsabilità per dolo o colpa grave. Prevedere obblighi assicurativi adeguati per danni a terzi, responsabilità civile e, se necessario, coperture specifiche per responsabilità professionale. Le garanzie e le dichiarazioni a carico delle parti devono essere contemplate nella forma di “rappresentazioni e garanzie” che attestino, tra l’altro, la capacità di agire, la non sussistenza di conflitti di interesse e la conformità alla normativa vigente.
La protezione dei dati personali è oggi un elemento imprescindibile: se nel corso della collaborazione si trattano dati personali, la convenzione deve chiarire chi è il titolare del trattamento e chi, eventualmente, il responsabile, prevedendo un allegato tecnico che disciplini finalità, categorie di dati, misure di sicurezza e modalità di esercizio dei diritti degli interessati in conformità al Regolamento UE 2016/679. Anche la riservatezza delle informazioni commerciali e tecniche deve essere disciplinata con una clausola che indichi durata dell’obbligo di segretezza, eccezioni, modalità di gestione delle informazioni riservate e rimedi in caso di violazione.
La proprietà intellettuale e i diritti d’uso risultano spesso nodali: se l’accordo genera output creativi, contenuti, software o metodologie, bisogna stabilire fin dall’inizio chi detiene i diritti, se e come vengono trasferiti o concessi in licenza, eventuali limitazioni territoriali o temporali e le condizioni di sfruttamento economico. Separare i diritti preesistenti dalle nuove produzioni aiuta a evitare contestazioni successive; quando si concede l’uso di marchi o materiali promozionali, definire le modalità di utilizzo e le approvazioni da parte del titolare del marchio.
Una clausola di durata e di recesso regola la vita dell’accordo e le ipotesi di cessazione anticipata. Stabilire la durata iniziale, le eventuali proroghe tacite o esplicite, le condizioni per il recesso per giusta causa e per semplice preavviso consente di prevedere uscite ordinate. Prevedere inoltre le conseguenze del recesso sulla restituzione di somme, sulla conservazione dei dati e sulla proprietà dei materiali. Per risolvere le controversie, è opportuno indicare il diritto applicabile e il foro competente, valutando l’inserimento di clausole di composizione alternativa delle controversie come mediazione o arbitrato per favorire soluzioni più rapide e tecniche.
Il regime di modifiche contrattuali e la gestione degli imprevisti devono essere disciplinati: richiedere per le modifiche formali la forma scritta e, se necessario, l’approvazione degli organi sociali dell’associazione evita invalidità o contestazioni. Inserire una clausola di forza maggiore che elenchi esempi tipici senza limitarsi a vocaboli vaghi e che stabilisca gli obblighi di comunicazione e i termini per la sospensione o risoluzione delle prestazioni contribuisce a gestire eventi imprevedibili.
Nell’ottica di trasparenza e integrità, è utile includere obblighi di compliance normativa e anticorruzione, impegni a rispettare norme sulla salute e sicurezza, regole sul trattamento dei conflitti di interesse, e la possibilità di effettuare verifiche di audit o ispezioni con preavviso e nel rispetto della tutela dei dati. Per l’associazione, occorre verificare che l’attività prevista sia compatibile con lo statuto e con la normativa sulle organizzazioni non profit, in modo da non mettere a rischio la qualifica fiscale o l’oggetto sociale.
La stesura formale richiede un linguaggio chiaro e coerente: preferire frasi semplici e termini definiti piuttosto che espressioni vaghe o ambigue; mantenere uniformità terminologica per evitare che la stessa parola assuma significati diversi; evitare sinonimi non necessari. È consigliabile numerare gli articoli e riferirsi agli allegati in modo puntuale, ma nel testo della convenzione evitare elenchi puntati o rubriche frammentarie che possano disperdere contenuti. Prestare attenzione anche a questioni pratiche come le modalità di notifica (indirizzi, PEC), la valuta dei pagamenti, l’eventuale indicazione di un referente operativo per ciascuna parte e le modalità formali di consegna della documentazione.
Infine, prima della sottoscrizione è opportuno sottoporre la bozza a una revisione legale specialistica per verificare coerenza con la normativa fiscale, con le norme sul Terzo settore se rilevanti, e con la disciplina sul lavoro e sulla protezione dei dati. Un buon accordo nasce dall’equilibrio tra chiarezza tecnica, corretta allocazione dei rischi e rispetto delle prerogative istituzionali dell’associazione; inserire allegati tecnici completi e approvati dalle parti permette di trasformare la convenzione in uno strumento operativo utile e durevole.
Fac simile convenzione tra associazione e azienda
CONVENZIONE TRA ASSOCIAZIONE E AZIENDA
Tra
– l’Associazione __________, con sede legale in __________, C.F./P.IVA __________, rappresentata dal/la legale rappresentante pro tempore Sig./Sig.ra __________, di seguito denominata “Associazione”;
e
– la Società/Impresa __________, con sede legale in __________, C.F./P.IVA __________, iscritta al Registro delle Imprese di __________ al n. __________, rappresentata dal/la legale rappresentante pro tempore Sig./Sig.ra __________, di seguito denominata “Azienda”;
Premesso che
– l’Associazione svolge attività di __________;
– l’Azienda svolge attività di __________;
– le parti intendono disciplinare i termini e le condizioni della collaborazione per __________;
si conviene e stipula quanto segue.
Art. 1 – Oggetto
1.1 La presente convenzione ha per oggetto __________, così come dettagliato nell’Allegato A (Descrizione delle attività/servizi), che costituisce parte integrante del presente accordo.
Art. 2 – Durata
2.1 La convenzione ha durata di __________ anni/mesi, con decorrenza dal __________ e scadenza il __________, salvo proroga o risoluzione anticipata nei termini previsti dal presente contratto.
Art. 3 – Obblighi dell’Associazione
3.1 L’Associazione si impegna a:
a) fornire i servizi/attività di cui all’Allegato A;
b) garantire che le attività siano svolte secondo le modalità e tempistiche indicate;
c) mettere a disposizione personale qualificato e risorse necessarie;
d) rispettare le normative applicabili in materia di sicurezza, tutela dei minori (se pertinente), e altre disposizioni di legge.
Art. 4 – Obblighi dell’Azienda
4.1 L’Azienda si impegna a:
a) corrispondere i corrispettivi secondo quanto previsto all’Art. 5;
b) fornire eventuali materiali, informazioni o supporto indicati nell’Allegato A;
c) collaborare con l’Associazione per il corretto svolgimento delle attività.
Art. 5 – Corrispettivi e modalità di pagamento
5.1 Per le prestazioni oggetto della presente convenzione l’Azienda corrisponderà all’Associazione l’importo di € __________ (euro __________) come da dettaglio allegato (Allegato B).
5.2 I pagamenti saranno effettuati secondo le seguenti modalità: __________.
5.3 In caso di ritardo nei pagamenti si applicheranno interessi di mora pari a __________% annuo o quanto previsto dalla normativa vigente.
Art. 6 – Spese e oneri fiscali
6.1 Eventuali spese vive sostenute dall’Associazione per l’esecuzione delle attività, preventivamente autorizzate dall’Azienda, saranno rimborsate dietro presentazione di documentazione giustificativa.
6.2 Le imposte e gli oneri fiscali relativi ai corrispettivi saranno a carico di __________.
Art. 7 – Responsabilità
7.1 Le parti rispondono dei danni derivanti da dolo o colpa nell’adempimento delle obbligazioni previste dalla presente convenzione.
7.2 L’Associazione si impegna a mantenere indenne l’Azienda da qualsiasi pretesa di terzi derivante dall’esecuzione delle attività, salvo che tali pretese derivino da colpa o dolo dell’Azienda.
Art. 8 – Riservatezza
8.1 Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali scambiate nell’ambito dell’esecuzione della presente convenzione e a non divulgarle a terzi senza il preventivo consenso scritto dell’altra parte.
8.2 L’obbligo di riservatezza perdura per un periodo di __________ anni dalla cessazione della presente convenzione.
Art. 9 – Trattamento dei dati personali
9.1 Le parti si conformeranno alle disposizioni di cui al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali.
9.2 Eventuali trattamenti di dati personali saranno disciplinati in apposito accordo/ex allegato, se necessario.
Art. 10 – Proprietà intellettuale
10.1 I diritti di proprietà intellettuale su materiali, elaborati, brevetti, marchi o know-how forniti da una parte restano di proprietà della parte che li ha creati o forniti.
10.2 I risultati specifici realizzati nell’ambito della presente convenzione saranno di proprietà di __________ secondo le modalità indicate nell’Allegato C (se applicabile).
Art. 11 – Modifiche
11.1 Qualsiasi modifica o integrazione alla presente convenzione sarà valida solo se redatta per scritto e sottoscritta da entrambe le parti.
Art. 12 – Recesso e risoluzione
12.1 Ciascuna parte potrà recedere dal presente accordo con preavviso scritto di __________ giorni.
12.2 La presente convenzione potrà essere risolta di diritto in caso di inadempimento grave di una delle parti, previo invio di formale diffida ad adempiere con termine di __________ giorni e mancata regolarizzazione.
Art. 13 – Forza maggiore
13.1 Nessuna delle parti sarà ritenuta responsabile per l’inadempimento totale o parziale derivante da cause di forza maggiore quali, a titolo esemplificativo, eventi naturali, scioperi, provvedimenti normativi o amministrativi, epidemie, e similari, purché comunicate tempestivamente all’altra parte.
Art. 14 – Penali
14.1 In caso di inadempimento di quanto previsto all’Art. ___ la parte inadempiente sarà tenuta al pagamento di una penale pari a € __________, salvo il risarcimento del maggior danno.
Art. 15 – Comunicazioni
15.1 Le comunicazioni tra le parti relative alla presente convenzione dovranno essere inviate ai seguenti recapiti:
– Per l’Associazione: indirizzo e-mail __________; PEC __________; indirizzo: __________.
– Per l’Azienda: indirizzo e-mail __________; PEC __________; indirizzo: __________.
Art. 16 – Legge applicabile e foro competente
16.1 La presente convenzione è regolata dalla legge italiana.
16.2 Per ogni controversia derivante dall’interpretazione, esecuzione o risoluzione della presente convenzione sarà competente in via esclusiva il Foro di __________, salvo diverso accordo scritto tra le parti.
Art. 17 – Disposizioni finali
17.1 La invalidità o inefficacia di una clausola della presente convenzione non comporterà la nullità dell’intero accordo, che resterà valido per le parti nella misura consentita dalla legge.
17.2 Allegati: Allegato A (Descrizione delle attività/servizi), Allegato B (Corrispettivi e modalità di pagamento), Allegato C (Eventuali condizioni sulla proprietà intellettuale) – che costituiscono parte integrante della presente convenzione.
Luogo e data: __________, li __________
Per l’Associazione
Nome e qualifica: __________
Firma: _______________________________
Per l’Azienda
Nome e qualifica: __________
Firma: _______________________________
Allegati:
– Allegato A: __________
– Allegato B: __________
– Allegato C: __________