Fac simile convenzione tra associazioni
La stipula di una convenzione tra associazioni è un momento cruciale per trasformare intenzioni condivise in impegni concreti e sostenibili. Un testo chiaro e ben strutturato non soltanto previene fraintendimenti e contenziosi, ma facilita la collaborazione, la rendicontazione e la trasparenza verso soci, finanziatori e terzi. Questa guida offre una road map pratica: come definire obiettivi e ambito di collaborazione, ripartire compiti e responsabilità, disciplinare durata, risorse finanziarie e gestione dei beni, nonché prevedere garanzie, modalità di controllo, clausole di revisione e risoluzione delle controversie. Partiremo da principi giuridici essenziali e passaggi operativi, con esempi e suggerimenti per adattare la convenzione al profilo giuridico e operativo delle organizzazioni coinvolte. L’approccio privilegiato è pragmatico: favorire chiarezza, equità e sostenibilità nel tempo, lasciando spazio a flessibilità e monitoraggio condiviso. Nei capitoli successivi troverai strumenti e modelli per redigere una convenzione solida e applicabile alla realtà della tua associazione.
Come scrivere convenzione tra associazioni
Per impostare e scrivere una convenzione tra associazioni occorre procedere con rigore e chiarezza, privilegiando una forma che renda immediatamente leggibili diritti, obblighi e modalità operative. Il primo passo è redigere un preambolo che individui le parti con precisione: il nome completo dell’associazione, la sede legale, il codice fiscale o partita IVA se presente, la persona che interviene in rappresentanza legale con indicazione del suo ruolo statutario e del potere di sottoscrizione. Nel preambolo è utile ricostruire brevemente il contesto e la finalità dell’accordo, cioè le ragioni che spingono le associazioni a cooperare, in modo da ancorare tutte le clausole successive a un oggetto chiaro e condiviso. È importante definire subito il termine “convenzione” e qualsiasi altra parola tecnica o acronimo che verrà usato nel testo, così da eliminare ambiguità interpretative.
Subito dopo il preambolo va chiarito l’oggetto della convenzione in una formulazione sintetica ma dettagliata: non bastano affermazioni generiche come “collaborazione per iniziative culturali”, è necessario specificare le attività concrete e i risultati attesi, descrivendo i servizi o i progetti che ciascuna associazione si impegna a realizzare. Le prestazioni devono essere misurabili quando possibile, con indicazione di output e indicatori di risultato, nonché dei tempi previsti per l’implementazione. Accanto all’oggetto si devono precisare le modalità operative: dove si svolgeranno le attività, con quale frequenza, quali strutture e risorse saranno messe a disposizione, e quale organo o figura interna sarà responsabile del coordinamento tra le parti. Se la convenzione riguarda l’utilizzo degli spazi o di beni strumentali, regolamentare l’accesso, la manutenzione e le responsabilità per danni eventuali.
La disciplina economica richiede particolare attenzione: se esistono contributi finanziari stabilire importi, modalità di erogazione, scadenze e condizioni per il pagamento; se il contributo è in natura descriverne con precisione la consistenza e il criterio di valutazione economica. Inserire regole contabili per la gestione della contabilità del progetto, prevedere l’obbligo di emissione di documenti giustificativi e di conservazione delle evidenze fiscali per il tempo previsto dalla legge. Se la convenzione incide su posizioni fiscali o richiede tenuta di contabilità separata, indicare come si contabilizzeranno entrate e uscite e chi sarà responsabile della rendicontazione. Se è prevista la gestione di fondi pubblici, riportare gli adempimenti richiesti dalla normativa di riferimento, l’obbligo di sottoporsi a controlli e le conseguenze del mancato rispetto delle norme di rendicontazione.
La ripartizione di responsabilità e l’assunzione dei rischi devono essere disciplinate con chiarezza: specificare gli obblighi di ciascuna parte, i limiti di responsabilità e le garanzie richieste. Inserire clausole di manleva e indennizzo per i casi in cui una parte subisca pregiudizi a causa di comportamenti imputabili all’altra. È opportuno prevedere obblighi assicurativi relativi a responsabilità civile verso terzi e danni alle persone, indicando massimali minimi e periodo di copertura. Nel regolare le responsabilità operative, prevedere anche i profili di responsabilità amministrativa e fiscale, chiarendo che ogni associazione resta responsabile verso terzi per le attività direttamente eseguite da essa, salvo diversa pattuizione.
Il trattamento dei dati personali richiede una specifica attenzione: quando le attività comportano raccolta o scambio di dati di soci, volontari, beneficiari o volontari, inserire una clausola conforme al Regolamento UE 2016/679 che individui il titolare o i titolari del trattamento, eventuali responsabili esterni, le finalità, le basi giuridiche del trattamento, la durata della conservazione, le misure di sicurezza e le modalità di esercizio dei diritti degli interessati. Se necessario allegare un accordo di trattamento dati (DPA) come allegato tecnico, con dettagli su sub‑responsabili, trasferimenti internazionali e procedure in caso di violazione dei dati.
Regolare i diritti di proprietà intellettuale sui materiali prodotti durante la collaborazione: specificare a chi riconoscere la titolarità delle opere, se concedere licenze d’uso, con quali limitazioni territoriali e temporali e se prevedere forme di co‑proprietà o licenze non esclusive. Disciplinare l’uso dei marchi e dei loghi delle parti in attività di comunicazione o promozione, valutando clausole di approvazione preventiva per ogni materiale promozionale. Predisporre regole per la pubblicazione di contenuti e la diffusione di dati e risultati, compresa la citazione delle parti e il rispetto della normativa sul diritto d’autore.
La durata e le cause di risoluzione vanno trattate con precisione: stabilire la durata della convenzione, la sua eventuale prorogabilità e le condizioni per la cessazione anticipata. Inserire i termini e le modalità di recesso, nonché le conseguenze patrimoniali della risoluzione, compresa la gestione di somme già erogate, materiali prodotti e obblighi residui. Prevedere inoltre la possibilità di risoluzione per inadempimento, con indicazione di eventuali termini di tempestiva regolarizzazione e di clausole penali o risolutive espresse. È utile inserire una clausola di force majeure che indichi le categorie di eventi considerati tali, le conseguenze operative e i termini per comunicare e gestire l’interruzione delle attività.
I meccanismi di governance e monitoraggio assicurano l’efficacia della collaborazione: stabilire incontri periodici di verifica, modalità di reporting, indicatori di performance e un sistema di escalation per le criticità. Definire chi redige i verbali, come si approvano le variazioni operative e chi ha potere decisionale sulle scelte ordinarie e straordinarie. Se la convenzione prevede un finanziamento o la gestione di un progetto complesso, indicare le scadenze per la presentazione di rendiconti tecnici e finanziari, il formato richiesto e i diritti di audit tra le parti.
Per la gestione dei conflitti prevedere un percorso graduale di risoluzione: l’obbligo preliminare di tentare la composizione bonaria attraverso incontri e mediazione interna, con l’indicazione dei tempi e di un eventuale organismo indipendente cui rivolgersi. In mancanza di soluzione amichevole, disciplinare la scelta del foro competente o l’arbitrato, specificando la legge applicabile; nelle convenzioni tra associazioni italiane è prassi indicare la legge italiana e il foro del luogo in cui ha sede la parte promotrice o, alternativamente, ricorrere all’arbitrato per velocizzare la soluzione delle controversie.
Le clausole finali dovrebbero includere la previsione che eventuali modifiche alla convenzione siano valide solo se redatte per iscritto e sottoscritte da tutte le parti, indicazioni su eventuali comunicazioni formali tra le parti specificando indirizzi e mezzi accettati per la corrispondenza, e la conferma che, salvo quanto espressamente derogato, la convenzione non impone obblighi verso terzi. Prevedere l’obbligo di conservare la documentazione relativa alla convenzione per i termini prescrizionali e fiscali, nonché la gestione della documentazione al termine del rapporto.
Infine, curare gli allegati che completano la convenzione: un budget dettagliato, una pianificazione temporale (cronoprogramma), le specifiche tecniche o progettuali, l’elenco del personale coinvolto e del relativo inquadramento, eventuali modelle di rendicontazione e il DPA se necessario. Prima della sottoscrizione verificare la corrispondenza dello statuto delle associazioni con quanto previsto nell’accordo, accertarsi che il rappresentante abbia effettivamente i poteri di firma, eventualmente far approvare la convenzione dagli organi previsti dallo statuto (assemblea, consiglio direttivo) e, per una maggiore sicurezza, far esaminare il testo da un avvocato che conosca sia il diritto delle associazioni sia la normativa fiscale e sulla privacy. Un linguaggio preciso, clausole misurabili e la previsione di strumenti di controllo e di gestione delle controversie sono gli elementi che più di ogni altro trasformano una buona intenzione in una collaborazione efficace e sostenibile nel tempo.
Fac simile convenzione tra associazioni
CONVENZIONE TRA ASSOCIAZIONI
Tra
1) l’Associazione __________, con sede legale in __________ (indirizzo: __________), codice fiscale / partita IVA __________, iscritta al Registro delle Associazioni di __________ al n. __________, rappresentata legalmente da __________ in qualità di __________ (di seguito: “Associazione A”);
e
2) l’Associazione __________, con sede legale in __________ (indirizzo: __________), codice fiscale / partita IVA __________, iscritta al Registro delle Associazioni di __________ al n. __________, rappresentata legalmente da __________ in qualità di __________ (di seguito: “Associazione B”);
congiuntamente le “Parti” e singolarmente la “Parte”,
premesso che
– le Parti intendono collaborare per __________;
– le Parti riconoscono la volontà di disciplinare reciprocamente diritti, obblighi e responsabilità relativamente alle attività di cui al presente atto;
tutto ciò premesso, si conviene e si stipula quanto segue.
Art. 1 – Oggetto
1.1 La presente Convenzione ha per oggetto __________.
1.2 Le attività specifiche da svolgere nell’ambito della Convenzione sono elencate nell’Allegato A: __________, che forma parte integrante del presente accordo.
Art. 2 – Finalità
2.1 Le finalità della collaborazione sono: __________.
2.2 Le Parti si impegnano a collaborare in modo leale e coordinato per il raggiungimento delle finalità sopra indicate.
Art. 3 – Durata
3.1 La presente Convenzione entra in vigore dal giorno __________ e avrà durata fino al giorno __________, salvo anticipata risoluzione nei termini previsti dal presente atto.
3.2 La Convenzione può essere prorogata previo consenso scritto delle Parti, da formalizzarsi entro __________ giorni prima della scadenza.
Art. 4 – Obblighi delle Parti
4.1 Obblighi dell’Associazione A:
– __________;
– __________.
4.2 Obblighi dell’Associazione B:
– __________;
– __________.
4.3 Le Parti si impegnano a nominare i referenti responsabili della collaborazione: per l’Associazione A __________ (contatto: __________) e per l’Associazione B __________ (contatto: __________).
Art. 5 – Modalità operative
5.1 Le attività saranno realizzate secondo il piano operativo contenuto nell’Allegato B: __________.
5.2 Le riunioni operative si terranno con cadenza __________, presso __________, o in modalità remota tramite __________.
5.3 Le decisioni operative di comune interesse saranno deliberate con procedura di approvazione __________.
Art. 6 – Risorse e finanziamenti
6.1 Le spese necessarie per l’attuazione delle attività previste saranno sostenute: (indicare modalità) __________.
6.2 Eventuali contributi finanziari e modalità di rendicontazione sono dettagliati nell’Allegato C: __________.
6.3 Ogni Parte terrà una contabilità separata delle spese relative al presente progetto e fornirà rendicontazione semestrale/annuale secondo quanto stabilito nell’Allegato C.
Art. 7 – Beni materiali e strumentali
7.1 L’eventuale uso di beni materiali e strumentali avverrà secondo le condizioni concordate nell’Allegato D: __________.
7.2 La responsabilità per danni ai beni è disciplinata come segue: __________.
Art. 8 – Proprietà intellettuale
8.1 I risultati prodotti nell’ambito della Convenzione (materiali, documenti, report, software, marchi, ecc.) saranno di proprietà di __________, salvo diverso accordo scritto tra le Parti.
8.2 Le modalità di utilizzo, sfruttamento e cessione dei diritti sono disciplinate nell’Allegato E: __________.
Art. 9 – Trattamento dei dati personali
9.1 Le Parti si conformeranno alle disposizioni di legge in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale applicabile).
9.2 Le modalità di trattamento, responsabilità e misure di sicurezza sono indicate nell’Allegato F: __________.
Art. 10 – Riservatezza
10.1 Le Parti si impegnano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali scambiate nell’ambito della Convenzione e a non divulgarle a terzi senza il preventivo consenso scritto dell’altra Parte.
10.2 Definizione di informazioni riservate e durata dell’obbligo di riservatezza: __________.
Art. 11 – Responsabilità e assicurazioni
11.1 Ciascuna Parte è responsabile per i propri atti e omissioni nell’esecuzione della presente Convenzione.
11.2 Le Parti si impegnano a stipulare adeguate polizze assicurative per coprire i rischi connessi alle attività previste, come dettagliato nell’Allegato G: __________.
Art. 12 – Modifiche e integrazioni
12.1 Qualsiasi modifica o integrazione al presente accordo dovrà essere redatta per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
Art. 13 – Recesso e risoluzione
13.1 Ciascuna Parte può recedere anticipatamente dalla Convenzione mediante comunicazione scritta da inviarsi con preavviso di __________ giorni.
13.2 Il mancato adempimento di obblighi essenziali da parte di una Parte, non sanato entro __________ giorni dalla richiesta scritta dell’altra Parte, costituisce causa di risoluzione immediata del presente accordo, senza pregiudizio per il risarcimento dei danni.
Art. 14 – Controversie
14.1 Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione della presente Convenzione le Parti tenteranno preventivamente una conciliazione presso __________.
14.2 In caso di mancato accordo, la controversia sarà devoluta alla competenza esclusiva del Foro di __________.
Art. 15 – Comunicazioni
15.1 Le comunicazioni tra le Parti ai fini della presente Convenzione devono essere effettuate per iscritto ai seguenti indirizzi:
– Per l’Associazione A: __________ (PEC: __________ / e-mail: __________).
– Per l’Associazione B: __________ (PEC: __________ / e-mail: __________).
15.2 Le comunicazioni si intendono validamente effettuate se inviate a mezzo PEC, raccomandata A/R o consegnate a mano con ricevuta.
Art. 16 – Clausole finali
16.1 La presente Convenzione costituisce l’intero accordo tra le Parti in ordine all’oggetto e sostituisce ogni precedente intesa scritta o orale.
16.2 Qualora una o più clausole della presente Convenzione risultassero invalide o ineseguibili, le restanti clausole resteranno comunque valide e vincolanti. Le Parti si impegnano a sostituire la clausola invalida con altra di equivalente efficacia economica e giuridica.
16.3 Allegati: fanno parte integrante della presente Convenzione i seguenti allegati:
– Allegato A: __________;
– Allegato B: __________;
– Allegato C: __________;
– Allegato D: __________;
– Allegato E: __________;
– Allegato F: __________;
– Allegato G: __________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: __________, lì __________
Per l’Associazione A
Nome e Cognome: __________
Qualifica: __________
Firma: ___________________________
Per l’Associazione B
Nome e Cognome: __________
Qualifica: __________
Firma: ___________________________
Allegati: come indicati all’Art. 16.3.